Wykorzystanie e-technologii w księgowości

Co oferują biura rachunkowe?

Postępujący rozwój technologii wprowadza coraz to nowsze rozwiązania ułatwiające przedsiębiorcom prowadzenie biznesu. Małe i średnie przedsiębiorstwa chcąc minimalizować koszty, mogą wykorzystywać programy, które są dostępne na rynku. Należą do nich aplikacje służące m.in. do ewidencjonowania i dokumentowania zdarzeń dla potrzeb rozliczeń podatkowych oraz rozliczeń z ZUS. Umożliwiają one przedsiębiorcom uzyskanie zarówno oszczędności czasu, jak i pieniędzy.

Należy jednak mieć na uwadze, że samodzielne prowadzenie e-księgowości może być ryzykowne, ponieważ często wymaga fachowej wiedzy w zakresie rozliczeń podatkowych. Z tego powodu najlepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorców jest nawiązanie współpracy z nowoczesnym biurem rachunkowym, które proponuje prowadzenie księgowości tradycyjnej połączonej z nowoczesnymi technologiami informatycznymi.

Aktualnie biura rachunkowe świadczą swoje usługi, korzystając z systemów księgowych dostosowanych do potrzeb elektronicznego przekazywania deklaracji podatkowych oraz innych informacji, które muszą być przekazywane drogą elektroniczną. Elektroniczny obieg dokumentów to lepsza komunikacja, szybsze dostarczanie danych, większe bezpieczeństwo oraz mniejsze wydatki. Dlatego też coraz częściej korzystamy z rozwiązań technicznych w zakresie wystawiania e-faktur czy wykorzystania e-podpisu.

E-faktury głównie są wystawiane przez podmioty, które mają dużą liczbę kontrahentów, chociaż coraz częściej stają się popularne również w małych firmach. Zastępują faktury papierowe, których wystawianie jest bardziej pracochłonne, a przez to droższe (koszty czasu pracy, papieru, wysyłki do klienta).

W świetle przepisów ustawy o VAT e-faktury mogą być wysyłane do nabywcy e-mailem, jako załączniki w formie PDF, CSV. Mogą być także przekazane w formie skanu i przesłane elektronicznie dokumenty papierowe, jeżeli nie zostały wprowadzone do obrotu w wersji papierowej.

Częstym rozwiązaniem, stosowanym przez biura rachunkowe, jest wykorzystywanie plików przesyłanych przez klientów generowanych w strukturze JPK – faktury. Klienci wykorzystują różne oprogramowania do wystawiania faktur sprzedaży. Większość z nich posiada możliwości generowania plików JPK, pozwalających na import do programów finansowo-księgowych czy rejestrów VAT, które następnie są przekazywane, również w formie elektronicznej, do Ministerstwa Finansów.

Coraz częściej przedsiębiorcy korzystają z e-podpisu, czyli techniki potwierdzania autentyczności przesyłanego dokumentu i tożsamości jego nadawcy. Występują dwa rodzaje podpisów elektronicznych: zwykły i bezpieczny. Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany jest za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu i ma moc prawną, ponieważ zgodnie z ustawą został zrównany pod względem prawnym z podpisem odręcznym. Posiadanie podpisu elektronicznego umożliwia załatwianie wielu spraw z wykorzystaniem Internetu. Bezpieczny podpis elektroniczny jest odpłatny i wymaga skonfigurowania komputera do pracy z e-podpisem.

Biura rachunkowe, a właściwie pracownicy biur rachunkowych, którzy prowadzą rozliczenia podatkowe, muszą posiadać bezpieczny podpis elektroniczny, aby móc wysyłać elektronicznie deklaracje podatkowe, deklaracje do ZUS czy jednolite pliki kontrolne. Oczywiście mogą to robić w imieniu klienta po uprzednim uzyskaniu pełnomocnictwa do elektronicznego przesyłania deklaracji, które składane jest do właściwego urzędu skarbowego.