Jeżeli Flota działa jak w zegarku, użytkownicy nie mają żadnych stłuczek ani kolizji, samochód się nie psuje, leasingi kończą się zgodnie z planem, nie ma kosztów za przekroczony limit kilometrów, nowe samochody się nie spóźniają, użytkownicy zadowoleni z przydzielonego samochodu, zarząd zachwycony corocznymi oszczędnościami, to znaczy że… musisz się obudzić. Idealny świat nie istnieje, a już tym bardziej w życiu Fleet Managera.

Fleet Managerowie wiedzą, że nuda w pracy im nie grozi.

Zarządzanie flotą w firmie przebiega bardzo dynamicznie i czasami potrafi zaskoczyć. Żeby niespodzianek było jak najmniej trzeba przestrzegać pewnych zasad i wypracować kilka nawyków, które skutecznie pozwolą efektywnie zarządzać flotą.

Pierwszym przykazaniem Fleet Managera powinno być: stwórz lub sprawdź już istniejącą Politykę Flotową. Na wszystkich szkoleniach, kursach wbija nam się do głowy, że jest to podstawa funkcjonowania floty – od małej kilkusamochodowej po olbrzymią – idącą w setki lub tysiące. Nie będę oryginalna jeżeli napiszę, że Polityka Flotowa oszczędza Fleet Managerowi masę czasu, ułatwia rozwiązywanie spornych kwestii i jest zbiorem zasad użytkownika samochodu służbowego, do których użytkownik może w każdej chwili sięgnąć.

Zanim nowy samochód będzie jeździł w naszej flocie musimy go zamówić. Na tym etapie podstawą pracy każdego Fleet Managera powinno być TCO. Nienależnie od metod finansowania, każdy Flotowiec powinien stworzyć sobie swój model wyliczania Total Cost of Ownership, czyli matrycy w której ujmie wszystkie koszty związane z użytkowaniem danego pojazdu w określonym czasie. Podstawą są: koszty finansowania, koszty serwisowania, ubezpieczenie i paliwo. Reszta zależy od specyfiki firmy.

Gdy już zamówimy najbardziej optymalny z punktu widzenia naszej firmy samochód, i gdy dojedzie do nas o czasie – zaczynamy mu się bacznie przyglądać i sprawdzamy jak wcześniej wyliczone TCO ma się do rzeczywistości.

Ostatnie praktyki pokazują, że dużym obciążeniem budżetu flotowego są naprawy mechaniczne i szkody. Zwłaszcza niedawne, drastyczne podwyżki składek ubezpieczeniowych zwróciły naszą baczniejszą uwagę na tę kwestię. Koszty ubezpieczenia i w pewnej części koszty serwisowania (tarcze, klocki, skrzynie biegów, itp.) zależą od stylu jazdy i temperamentu użytkowników.

Do niedawna firmy zakładały użytkownikom GPS-y w celu kontroli wykonania powierzonych zadań, obecnie częściej jest to związane z kwestią podwyższenia bezpieczeństwa pracowników. Bezpieczna jazda przekłada się na jazdę rozważniejszą i mniej kolizyjną. Użytkownicy uczestniczą w rywalizacji, gdzie punktowana jest nie tylko szybkość, ale również sposób wchodzenia w zakręt czy sposób hamowania. Konstruktywny feedback pozwala pozbyć się złych nawyków.

Równie ważne jest, by systematycznie monitorować przebiegi w zakontraktowanych w CFM-ach pojazdach. Czasami przeoczony limit kilometrów potrafi niemile zaskoczyć przy rozliczaniu kontraktów. Tak jak ponadnormatywne zużycie i obciążenia z nim związane. Moment zakończenia leasingu pozwala na weryfikację firmy CFM jak i całej umowy.

A na koniec mam dobrą wiadomość dla osób widzących swoją karierę na stanowisku Fleet Managera. Właśnie rozpoczęła się na Politechnice Warszawskiej rekrutacja na pierwsze w Polsce podyplomowe studia z Zarządzania flotą samochodową i mobilnością. Program studiów jest opracowany przez zespół doświadczonych ekspertów PZWLP i SKFS oraz kadrę naukową Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej.