Jeszcze kilka lat temu rezerwowanie hoteli dla przedstawicieli handlowych i pracowników danej korporacji wyglądało zupełnie inaczej. Firmy wybierały miasta, w których najczęściej zatrzymywali się ich pracownicy i kontraktowały tu hotele, negocjując dla siebie preferencyjne stawki. Pracownicy wysyłali maile do hoteli lub po prostu dzwonili aby dokonać rezerwacji. Takie działanie sprawdzało się przez lata, bardzo obciążało jednak firmy pracą związaną z doborem obiektów i negocjowaniem umów. Współpraca z wieloma podmiotami utrudniała kontrolę nad kosztami, jak również nie dawała gwarancji, że rzeczywiście pracownicy korzystają z zakwaterowania na bazie najlepszych dostępnych w danym terminie warunków. Dlaczego? Nawet świetna, wynegocjowana stawka całoroczna okaże się droższa niż cena dnia w wybranych hotelach w pewne dni roku gdy hotele poszukują biznesu ze świecą.

W dzisiejszym świecie pracownicy firm podróżują dużo i często. W tych realiach umowa z pojedynczymi hotelami, czy nawet z siecią hoteli to za mało jeśli chce się rzeczywiście za każdym razem wybierać najlepszą dostępną na rynku opcję noclegową. Jednocześnie konieczność kontrolowania kosztów sprawia, że korporacje poszukują globalnych partnerów, dzięki którym będą mogły mieć wgląd w każdą rezerwację, będą mogły monitorować koszty i otrzymają pełne statystyki. Wykształciło się nowe rozwiązanie, w którym firmy korzystają z usług dużych portali rezerwacyjnych, które w swojej ofercie posiadają bardzo wiele hoteli rozsianych praktycznie po całym świecie.

Co to oznacza w praktyce? Poruszając się w określonym budżecie, pracownicy mogą wybrać w ofercie pośrednika wynegocjowaną z hotelem cenę preferencyjną za swój nocleg w danym hotelu (fixed rate) lub jeszcze niższą – promocyjną, jeśli taka w danym terminie jest dostępna (best available rate). Nigdy jednak – nawet w wysokim sezonie – cena za pobyt nie jest wyższa niż zapewniona przez hotel umową. Oznacza to, że nawet gdy w określonym terminie ze względu na duże imprezy, kongresy, czy wysoki sezon, wybrany hotel ma do zaoferowania gościom swoje ostatnie pokoje, które mogą osiągnąć cenę znacznie wyższą niż standardowa cena danego hotelu, to na podstawie podpisanej umowy, firma zawsze otrzymuje wynegocjowane stawki. Co więcej – dosyć popularną metodą na pozyskanie większej liczby tego typu gości, jest oferowanie przez hotele gratisów do wykupionego pobytu – najczęściej jest to kolacja. Szczególnie przedstawiciele handlowi podróżujący po naszym kraju lubią korzystać z takich benefitów, których nie widać na firmowej fakturze. Współpraca z partnerami posiadającymi w swoim portfolio setki hoteli to również niekwestionowana korzyść w zakresie kontroli kosztów. Firmy bardzo szybko same mogą wygenerować sobie pełne dane na temat kierunków podróży swoich pracowników, liczby wykorzystanych noclegów w różnych regionach oraz co ważne – na temat ich kosztów. Takie zbiorcze informacje pozwalają na bardzo sprawne prognozowanie planów i budżetu na podróże służbowe na kolejne miesiące lub rok. Współpraca z pośrednikami to także dla firm możliwość bezproblemowego kredytowania usług. Nie muszą one negocjować warunków płatności i podpisywać umów kredytowych z wieloma hotelami, ale odpowiedzialność ta spoczywa po stronie pośrednika.

Dostępność ogromnej liczby hoteli na całym świecie, preferencyjne ceny niezależnie od sezonu, uproszczenie procedury płatności i szczegółowe statystyki to najważniejsze aspekty decydujące o coraz częstszym wyborze takiego rozwiązania przez duże i wymagające firmy.