imo postępu technologicznego, który obejmuje sferę podróży służbowych, możliwość bezpośrednich spotkań i zacieśniania relacji z partnerami, nadal stanowi istotny aspekt działalności firm i osiągania przez nie sukcesów. Dużą wagę przywiązuje się do efektywnego zarządzania budżetem na delegacje, tak, aby przynosiły jak największy zwrot z inwestycji. Od niedawna patrzy się też na wygodę i satysfakcję samego pracownika. Co zatem jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu podróżami służbowymi?

Po pierwsze: ustal firmowy program

Pierwszym krokiem do optymalizacji zarządzania podróżami służbowymi jest zdefiniowanie w organizacji polityki podróży, czyli zestawu reguł dotyczących zamawiania usług związanych z delegacjami. Zazwyczaj określają one preferowany typ hoteli, w których zatrzymują się pracownicy (liczba gwiazdek, współpracujące sieci) czy klasę w linii lotniczej czy pociągu.  Stworzenie reguł to jedno, ale stosowanie ich przez pracowników to osobna kwestia.

Po drugie: pomyśl o potrzebach pracowników

Jak więc poradzić sobie z tym wyzwaniem? Kluczem do sukcesu w zarządzaniu programem podróży i wydatkami jest przekonanie pracowników, że został on stworzony z myślą o nich i ich potrzebach. W tym kontekście firmy powinny określać swoje cele strategiczne i sprawdzać, czy dany program je realizuje przy uwzględnieniu różnych grup wewnętrznych interesariuszy. Drugą ważną sprawą jest maksymalne uproszczenie narzędzi przekazywanych do dyspozycji pracowników.

Po trzecie: postaw na właściwego partnera

W obu tych kwestiach może pomóc wyspecjalizowana agencja zajmującą się zarządzaniem podróżami biznesowymi (ang. Travel Management Company – TMC), która udostępnia narzędzia i rozwiązania IT, pozytywnie wpływające na produktywność i satysfakcję pracowników. Współpraca z taką firmą przynosi często wymierne oszczędności, gdyż agencja dysponuje preferencyjnymi stawkami za usługi hotelowe czy lotnicze. Przychodzi także z pomocą w kwestii rozliczeń i formalności związanych z wyjazdami biznesowymi. Profesjonalni konsultanci, dostępni 24h/dobę, nastawieni na rozwiązanie problemów, są nieocenieni również w przypadku rezerwacji złożonych przelotów z wieloma przesiadkami czy sytuacji kryzysowych tj.: odwołanie lotu lub kradzież dokumentów w podróży. Posiadają wiedzę, dzięki której mogą proaktywnie minimalizować niedogodności i szybko znaleźć rozwiązanie, gdy tylko pojawi się jakiś problem.

Po czwarte: wybierz korporacyjną aplikację

Co w sytuacji, kiedy pracownicy wolą mieć większą kontrolę nad planowaniem swojej delegacji, ale jednocześnie chcieliby zminimalizować formalności z tym związane? Rozwiązaniem może być wprowadzenie korporacyjnej aplikacji do zarządzania wyjazdami służbowymi, która pozwoli w pełni zautomatyzować ten proces. Im więcej osób używa aplikacji, tym większa kontrola nad wydatkami pracowników podczas wyjazdów biznesowych. Korzystając z aplikacji szytych na miarę potrzeb użytkowników, korporacje mogą czerpać korzyści z szybszej adaptacji narzędzia i większego zaangażowania pracowników. Przykładem takiego rozwiązania jest nowa aplikacja do zarządzania podróżami służbowymi Amadeus Cytric Travel & Expense. Inteligentne i intuicyjne funkcje zapewniające wygodę użytkownika pozwalają sprawniej zarządzać delegacjami pracowników i poprawić kontrolę wdrażanych programów.

Po piąte: Wszyscy gramy do jednej bramki

Osoby odpowiedzialne za zarządzanie i organizację podróży służbowych w firmie doskonale wiedzą, jak trudno jest połączyć oczekiwania pracowników i poszczególnych działów firmy w tym zakresie. Dla dyrektora finansowego najważniejsze będzie ograniczenie kosztów, a dla działu HR – zaoferowanie pracownikom elastycznego i angażującego programu podróży służbowych. Dzięki zautomatyzowanemu systemowi zarządzania podróżami, firmy mogą pogodzić te oczekiwania i zyskać pewność, że polityka podróży jest realizowana w całym procesie. Warto pamiętać, że efektywny program podróży służbowych, który jest stosowany przez pracowników, może przynieść nawet 25 proc. oszczędności w budżecie przeznaczanym na ten cel, zaś zrozumienie, co jest ważne dla pracowników w trakcie delegacji to często klucz do utrzymania ich zaangażowania.