onieczność przekazania waluty jest uzasadniona zarówno prawnie jak i przemawia za tym jej istota i przeznaczenie. Otóż, zaliczka taka służyć ma finansowaniu przez pracownika niezbędnych kosztów podróży i pobytu poza granicami kraju. Stąd właśnie, jedynie na zasadzie wyjątku, wyłącznie za zgodą pracownika zaliczka może zostać wypłacona w polskiej walucie, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w obcej walucie. Prawodawca zastrzegł przy tym, że w takiej sytuacji przeliczenie na krajową walutę musi być dokonane według średniego kursu złotego w stosunku do waluty obcej (zaliczki) określonego przez Narodowy Bank Polski z dnia wypłaty zaliczki.

Zaznaczyć przy tym należy, że jest to kurs, który dedykowany jest do wyznaczenia kwoty zaliczki w PLN i nie musi on mieć żadnego znaczenie w dokonywanych następnie rozliczeniach podatkowych (w późniejszym okresie bo sama wypłata zaliczki jest neutralna fiskalnie).

Rozliczanie walutowych kosztów zagranicznych podróży służbowych jest zmorą wielu podatników.

W istocie bowiem, nie odnajdziemy żadnych wyraźnych i jednoocznych regulacji definiujących zasady dokonywani takich rozliczeń na potrzeby fiskalne.

Co gorsze, praktyka jest tutaj niejednolita, a pojawiające się niekiedy pomysły na tego rodzaju rozliczania, często są trudne do zaakceptowania przez podatników.

Jakby tego było mało, faktycznie różne kursy mogą być właściwe dla rozliczenia z pracownikiem i z fiskusem.

Według bowiem przepisów normujących zagadnienie kosztów podróży służbowych w sektorze publicznym, w praktyce szeroko stosowanych również przez pracodawców prywatnych, rozliczenia kosztów podróży zagranicznej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia. Zastrzec jednak trzeba, że kurs taki ma zastosowanie w rozliczeniu pracownik – pracodawca. Chodzi o to, aby na pracownika nie były przenoszone ryzyka kursowe.

Co innego, jeżeli chodzi o kurs, jaki pracodawca zastosuje na potrzeby rozliczeń podatkowych, czy bilansowych. Pracodawca prowadzący księgi rachunkowe powinien ujmować operacje gospodarcze wyrażone w walutach obcych, w tym związane z podróżami służbowymi, po kursie kupna lub sprzedaży walut stosowanym przez bank, z którego usług korzysta jednostka – w przypadku operacji sprzedaży lub kupna walut oraz operacji zapłaty należności lub zobowiązań. Jednak taka metoda bilansowa – druga już, po metodzie wynikającej z rozporządzenia o podróżach służbowych – zazwyczaj nie ma zastosowania na potrzeby podatkowe, tak dla identyfikacji przychodów pracownika (jeżeli wystąpią opodatkowane), jak i kosztów pracodawcy. Jeżeli chodzi o przychody pracownika, oczywiście gdyby uzyskał niezwolniony od PIT przychód w obcej walucie, właściwy byłby kurs określony w ustawie o PIT. Zgodnie z nią przychody w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Zaznaczyć przy tym trzeba, że o ile pracownik uzyskuje z datą otrzymania świadczenia (względnie postawienia do dyspozycji pieniędzy), o tyle jeżeli pracownik otrzymał zaliczkę, przychód powstaje dopiero w dacie rozliczenia zaliczki (środki stają się własnością pracownika).

Jeszcze inny kurs zastosuje pracodawca rozliczając swoje koszty związane z podróżą służbową pracownika. W tym przypadku koniecznym jest odwołanie się do kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego poniesienie kosztu.

W praktyce prowadzone są spory o to, kiedy kurs winien być uznany za poniesiony, jeżeli determinowany jest on podróżą służbową odbywaną przez pracownika. Tutaj sprawa jeszcze bardziej się komplikuje bo, w zależności od okoliczności i zastosowanej wykładni, może to być dzień rozliczenia kosztów wyjazdu służbowego, dokonania czynności, wystawienia faktury, dokonania zapłaty.

Dodatkowo, warto zaznaczyć, bo jest to bolączkom niemałej grupy podatników, że jeżeli dla danej waluty średni kurs nie jest ogłaszany przez NBP, wówczas rozliczenie dokonywane jest pośrednio, poprzez walutę wymienialną, najczęściej euro: następuje przeliczenie na euro i dopiero z euro na złote).

Oczywiście, jeżeli dzień poniesienia wydatku jest inny niż dzień zapłaty, wówczas należy pamiętać o konieczności rozliczenia różnic kursowych.