W latach 90. XX wieku wyjazdy biznesowe stanowiły wraz z turystyką religijną i medyczną najszybciej rozwijające się gałęzie turystyki na świecie. Zmiany ustrojowe  i rozwój gospodarki krajowej wpłynęły na wzrost ilości podróży służbowych w Polsce. Aktualnie pomimo rozwoju technologii umożliwiających spotkania online, większość firm również nie rezygnuje z wyjazdów biznesowych, a co więcej - turystyka biznesowa jest wciąż prężnie rozwijającą się dziedziną turystyki.

Rynek podróży służbowych rośnie

W dalszym ciągu wzrasta liczba Polaków podróżujących służbowo po kraju. Według badań Instytutu Turystyki wykonanego na zlecenie Ministra Sportu i Rekreacji w 2010 roku  wyjazdy służbowe stanowiły 11 proc. wszystkich krótkoterminowych wyjazdów krajowych. W 2011 roku liczba ta wzrosła do 14 proc. Jednak w czasach kryzysu ekonomicznego firmy coraz częściej muszą rozważać możliwości redukcji kosztów podróży służbowych, co wiąże się często ze skróceniem czasu trwania podróży oraz ograniczeniami związanymi ze standardem hoteli.

Tendencje i trendy

Indywidualne podróże służbowe to jedna z form turystyki biznesowej. W  przypadku indywidualnych wyjazdów służbowych miejsce wyjazdu jest jasno określone, a oddelegowany jest zazwyczaj jeden pracownik. Charakteryzuje je więc brak dowolności w wyborze lokalizacji, co ma znaczący wpływ na koszty związane z tego rodzaju wyjazdami, gdyż pracodawca nie wybiera spośród optymalnych ofert noclegu czy transportu w skali kraju, a jedynie w przypadku konkretnej destynacji.

Biorąc pod uwagę fakt, że w Polsce najczęstszym celem wyjazdów służbowych są duże miasta będące ośrodkami biznesowymi, można dojść do wniosku, że wydatki przeznaczone na tego typu podróże są wyższe, niż w przypadku destynacji podmiejskich. Warto również dodać, że część polskich firm na swoje siedziby wybiera lokalizacje podmiejskie, co w przypadku wyjazdów służbowych ma wpływ na niższe koszty noclegów pracownika.

Z naszych badań  wynika, że ponad 25 proc. przedsiębiorców wyjeżdża w celach biznesowych kilka razy w tygodniu, a aż 32 proc. w podróż służbową wybiera się kilka razy w miesiącu. Oznacza to, że wydatki na podróże służbowe należą do stałych kosztów miesięcznych ponad połowy polskich firm. Biorąc pod uwagę fakt, iż według tych samych badań, aż 73 proc. podróży służbowych  trwa dłużej niż jeden dzień. Najczęściej, bo aż w 36 proc. przypadków, jest to jeden nocleg, nieco rzadziej, bo w ponad 25 proc. przypadków już dwa noclegi. 25 proc. polskich przedsiębiorców deklaruje, że na nocleg w czasie podróży służbowych wydaje od 151 zł do 200 zł. Wydatki kolejnych 25 proc. oscylują w granicy  201 zł - 300 zł. Jedynie niewiele ponad 13 proc. wyjeżdżających służbowo może sobie pozwolić na nocleg droższy niż 301 zł.

W poszukiwaniu oszczędności

Kryzys ekonomiczny sprawił, że przedsiębiorcy zaczęli szukać sposobów na redukcję kosztów. Polscy przedsiębiorcy starają się oszczędzać na podróżach służbowych. Najczęstszymi z podejmowanych sposobów są: ograniczenie liczby wyjeżdżających pracowników (39 proc.), wybór hoteli o niższym standardzie (36 proc.), szukanie okazyjnych cen hoteli (36 proc.) oraz skracanie czasu wyjazdów służbowych (33 proc.). Polskie firmy dążące do redukcji kosztów podróży służbowych mają wiele możliwości, by zaoszczędzić. Nie można podać uniwersalnego sposobu mającego wpływ na obniżenie wydatków – potrzebna jest dokładna analiza oczekiwań danej firmy w odniesieniu do jej specyfiki oraz pożądanego standardu, czasu i komfortu podróży.

Mądra redukcja kosztów

W czasach kryzysu gospodarczego ważne, by firma, dla której wyjazdy biznesowe są nieodzownym elementem pracy zaczęła monitorować ponoszone koszty i rozważać sposoby umożliwiające ich zmniejszenie. Istotne jest zbieranie wszechstronnych informacji dotyczących rozwiązań w zakresie planowania wyjazdów biznesowych.  Według naszych badań w Polsce w aż 43 proc. przypadkach organizacją wyjazdu służbowego zajmuje się zazwyczaj pracownik jadący w delegację. Niestety ze względu na własne obowiązki nie zawsze ma on czas na wybór optymalnego rozwiązania. To ograniczenie często prowadzi do zwiększenia kosztów firmy.