odróże służbowe stanowią istotny element codziennego życia firmy, generują koszty i bezpośrednio wpływają na powodzenie podjętych przedsięwzięć. Ważne jest zatem, aby ich organizacja przebiegała bez zakłóceń, szybko i w rozsądnych kosztach.

Sprawna organizacja oraz optymalizacja czasu i kosztów

Niezależnie od wielkości firmy najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie tego zadania wyspecjalizowanej firmie.

Na rynku jest wiele agencji oferujących sprzedaż biletów lotniczych, rezerwacje hoteli i inne usługi związane z podróżami. Jednak w dobie dynamicznych zmian, konieczności szybkiego reagowania, a także zapewnienia bezpieczeństwa podróżnym wybór agencji powinien być dobrze przemyślany.

Odradzam kierowanie się wyłącznie wysokością opłat transakcyjnych. Z punktu widzenia działu finansów ten czynnik stanowi na pewno istotny element, jednak powinien być rozważany na równi z zapewnieniem przez agencję kompleksowej i sprawnej obsługi.

Dla działu HR ważne będzie, aby pracownicy na czas rozliczali delegacje, dział prawny zadba, aby wybrana agencja zagwarantowała ochronę powierzanych danych osobowych oraz informacji biznesowych, dla administracji istotny będzie sam proces zamawiania usług, a dla sprzedaży i marketingu dostęp konsultantów po godzinach pracy oraz szybkie, elastyczne reagowanie na zmiany w podróży. Dział zakupów natomiast doceni raporty, które umożliwią analizę kierunków podróży, kosztów w podziale na poszczególne działy i pomogą podjąć decyzje biznesowe w tym zakresie.

Przemyślany wybór zapewni spokój i bezpieczeństwo firmy

Jako przedstawiciel firmy, która od ponad 20 lat zajmuje się kompleksowym zarządzaniem podróżami służbowymi, mogę podkreślić, że największy nacisk powinien był położony na poznanie wymagań, potrzeb i założeń biznesowych klienta. W codziennej pracy znajomość potrzeb połączona ze specjalistyczną wiedzą pozwala zoptymalizować wydatki, zracjonalizować proces zamawiania i aranżacji podróży oraz zminimalizować ryzyko. Mam tutaj na myśli zarówno pojedynczą podróż, jak też spotkania firmowe, wyjazdy integracyjne, motywacyjne wyjazdy na targi i kongresy.

Zwykle model współpracy i obsługi firm to model B2B2C. Na etapie implementacji umawiamy się z klientem na wdrożenie polityki podróżowania lub razem z klientem ją tworzymy. Ustalamy zasady współpracy i pomagamy zarządzić zmianą w procesie organizacji podróży. Następny etap to realizowanie i monitorowanie zamówień. Tu odbiorcą jest podróżny i o niego szczególnie dbamy. Bierzemy udział w procesie planowania jego podróży, dajemy mu do wykorzystania narzędzia oraz informacje.

Optymalizacja i bezpieczeństwo w podróży dzięki nowym technologiom

Agencje oferują klientom szereg narzędzi, które ułatwiają organizację i zarządzanie podróżami oraz sprawiają, że czują się oni w podróży bezpiecznie.

Online booking tools – to narzędzia do samodzielnego planowania podróży, zakupu biletów lotniczych, wyboru hoteli i usług towarzyszących. Rozwiązania te pomagają zoptymalizować czas rezerwacji, dostępne są w każdym miejscu pracy oraz pozwalają na pełny monitoring realizacji zasad polityki podróżowania w firmie. Nasza firma oferuje też platformę, która konsoliduje wszystkie narzędzia on-line do zarządzania podróżą. W jednym miejscu klienci mogą realizować i nadzorować rezerwacje oraz generować szczegółowe raporty kosztowe i faktury w trybie on-line.

Reasumując, współpraca z profesjonalną agencją poprzez korzystanie z oferowanych narzędzi zapewni znaczną redukcję kosztów podróży, pełny monitoring wydatków oraz oszczędności, a także lepsze wykorzystanie czasu przeznaczonego organizacje podróży.