ez względu na to, czy bierzemy pod uwagę nabycie samochodu osobowego, dostawczego czy ciężarowego – kluczowe są właściwie określone potrzeby firmy (wielkość, profil i obszar jej działania) oraz od obowiązującej w jej strukturach polityki flotowej. Zakup pojazdu może być sfinansowany ze środków własnych lub z kredytu, ale tę formę finansowania spotyka się już bardzo rzadko. Najczęściej auta służbowe nabywane są w leasingu czy w postaci wynajmu długoterminowego – często z pakietem obsługowo-naprawczym, w którym ustalona z góry zryczałtowana rata obejmuje koszt wynajmu i wszelkie koszty eksploatacyjno-serwisowe. Na ogół warunki finansowania takiej inwestycji różnią się w zależności od wielkości firmy i skali zakupu – bo w przypadku leasingu czy wynajmu jednego auta oferta będzie inna niż dla floty składającej się z kilkudziesięciu czy kilkuset samochodów. Przy tej okazji warto jeszcze wspomnieć o coraz popularniejszej usłudze wynajmu krótkoterminowego, z której chętnie korzystają firmy prowadzące działalność okresową lub sezonową.

Przy wyborze firmowego samochodu osobowego, ważną kwestią jest to, kto będzie nim jeździł. Jeśli będzie to prezes lub przedstawiciel zarządu, to decyzja o wyborze marki, modelu i wyposażenia pozostaje zwykle w gestii tej osoby. Oczywiście nie są to kabriolety czy auta sportowe, ale w większości wypadków to samochody grupy premium z silnikiem i wyposażeniem z wyższej półki. Nie powinno to dziwić, bo dla szefa firmy samochód jest swoistą wizytówką. Podobna zasada obowiązuje w przypadku personelu kierowniczego, choć tu oczywiście samochody są skromniejsze. W przypadku niższych stanowisk kryteriami wyboru są TCO (całkowity koszt posiadania) i funkcje użytkowe auta. Z całą pewnością samochód służbowy może być elementem systemu motywacyjnego w firmie. Zdarza się, że niektórzy pracownicy mają możliwość wyboru lepszego modelu, dodatkowego wyposażenia czy zamiast większego pojazdu wyższej klasy średniej marki popularnej – mniejszego pojazdu klasy premium. Mogą oni też mieć prawo odkupu auta po okresie eksploatacji na preferencyjnych warunkach. W przypadku pracowników na stanowiskach operacyjnych, podstawowym kryterium pozostaje „praktyczność” rozumiana jako zapewnienie pracownikowi auta adekwatnego do stanowiska i jednocześnie ekonomicznego. Wybór silnika, a raczej rodzaju napędu jest zdecydowanie jedną z kluczowych decyzji wpływającą na zakup pojazdów firmowych. Coraz częściej wybór nie sprowadza się już do decyzji samochód benzynowy czy diesel, a pod uwagę brane są pojazdy hybrydowe czy auta z napędem elektrycznym. Dla wielu firm flota składająca się z samochodów hybrydowych lub elektrycznych to także sposób na promowanie swojego wizerunku i realizacji standardów „proekologicznych”.

Należy pamiętać, że cena auta w momencie zakupu jest tylko jednym z elementów całkowitego kosztu eksploatacji. Jeśli przedsiębiorca sam kupuje pojazd, musi uwzględnić koszt odsprzedaży. Może się bowiem okazać, że samochód tańszy w zakupie straci znacznie więcej na wartości niż droższy. Należy też wziąć pod uwagę koszty przeglądów, serwisów, ewentualnych napraw, czy roczne zużycie paliwa. O ile w przypadku małych rocznych przebiegów koszty paliwa nie są kluczowe, to w przypadku przebiegów na poziomie 50 tys. km rocznie różnica 1,5 litra/100 km w ciągu kilku lat użytkowania da niebagatelną kwotę.