Jakie koszty obowiązują przy tworzeniu i prowadzeniu PPK?
Dr Marcin Wojewódka
Radca prawny w Kancelarii Prawa Pracy Wojewódka i Wspólnicy Sp.k., wiceprezes zarządu w Instytut Emerytalny Sp. z o.o.
Obligatoryjne wpłaty podstawowe
Najważniejszym i praktycznie jedynym obligatoryjnym finansowym kosztem pracodawcy związanym z prowadzeniem PPK jest wpłata podstawowa, którą ustawodawca ustalił na poziomie 1,5 proc. wynagrodzenia uczestnika PPK otrzymywanego u danego pracodawcy. Przedmiotowe 1,5 proc. winno być naliczane na każdym składniku wypłacanego uczestnikowi wynagrodzenia, pod warunkiem, że stanowi to wynagrodzenie podstawę ustalenia wymiaru składek na obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Wpłata finansowana przez pracodawcę w wysokości 1,5 proc. nie może być różnicowana między uczestnikami PPK, a powinien ją otrzymywać każdy aktywny uczestnik PPK w danym podmiocie zatrudniającym.
Dobrowolne wpłaty dodatkowe
W przypadku niektórych podmiotów zatrudniających, np. działających na bardzo konkurencyjnych rynkach, można się spodziewać, że będą oni skłonni łożyć na rzecz swoich pracowników wyższe kwoty wpłat do PPK. W tym zakresie efektywnym narzędziem będzie wpłata dodatkowa, finansowana przez podmiot zatrudniający, która to nie może przekroczyć wartości 2,5 proc. wynagrodzenia. Maksymalnie więc podmiot zatrudniający może dokonywać wpłat do PPK w wysokości 4 proc. wynagrodzenia danego uczestnika PPK.
Jednakże kwestia możliwości dokonywania wpłat dodatkowych musi zostać uregulowana na poziomie dokumentacji w danym podmiocie zatrudniającym. Ustawodawca przewidział tutaj dwie opcje. W pierwszej kolejności, podmiot zatrudniający może zawrzeć postanowienia dotyczące wpłaty dodatkowej do PPK przed niego finansowanej w umowie o zarządzanie PPK podpisywanej z instytucją finansową. Drugim możliwym rozwiązaniem jest unormowanie zasad dotyczących wpłaty dodatkowej pracodawcy do PPK w źródle zakładowego prawa pracy funkcjonującym w danym podmiocie – takim jak regulamin wynagradzania albo zakładowy układ zbiorowy pracy.
Koszty administrowania PPK
Tworząc PPK, pracodawcy muszą liczyć się z koniecznością poniesienia innych, pośrednich kosztów związanych z tworzeniem i prowadzeniem PPK. W pierwszej kolejności będą to koszty zewnętrze, które muszą zostać poniesione w celu prawidłowego wykonania przez podmiot zatrudniający spoczywających na nim obowiązków związanych z prowadzonym PPK. Będą to przykładowo koszty przelewów bankowych wpłat dokonywanych do PPK czy koszty pocztowe związane z przekazywaniem przez ten podmiot informacji wymaganych ustawą o PPK do instytucji finansowej.
Należy też zwrócić uwagę na koszty wewnętrzne, którą powstaną w danym podmiocie zatrudniającym w związku z prowadzeniem PPK. Do tych kosztów należy w szczególności zakwalifikować czas pracy pracowników działów kadr czy płac zajmujących się PPK, a także czas i aktywności pracowników pracodawcy, związane z obsługą uczestników PPK. W zależności od podmiotu zatrudniającego, jego struktury oraz stosowanych praktyk, koszty ponoszone przez poszczególnych pracodawców w związku z prowadzonym PPK mogą się znacząco różnić. Ustawodawca nie przewidział natomiast żadnych obowiązkowych kosztów ponoszonych przez pracodawcę w związku z prowadzonym PPK, które polegałby na jakichś opłatach na rzecz instytucji publicznych w związku z prowadzonym PPK.