Efekty skali, jakości i kosztów są obecne niemal w trakcie całego cyklu życia przedsiębiorstw, ale także i urzędów czy agencji sektora publicznego. Jednym z czynników, który może pomóc w rozwoju działalności operacyjnej jest outsourcing. I tu pojawia się pytanie: kto ze wspomnianego outsourcingu korzysta, może korzystać lub wręcz powinien korzystać?

Odpowiedź wydaje się być prosta i powinna brzmieć – każdy. Ale niestety tak nie jest i do outsourcingu czy współpracy z zewnętrznymi partnerami biznesowymi należy się dobrze przygotować. Niezależnie czy taka decyzja będzie zapadała w dniu uruchamiania działalności operacyjnej, czy w jej trakcie.

No dobrze, w takim razie kto powinien wziąć pod uwagę outsourcing? Zacznijmy od tego, kto nie powinien. Outsourcing nie jest lekiem na całe zło i wyzwania, z jakimi zmagają się przedsiębiorstwa. Jeśli organizacja ma problemy z realizacją jakiegoś procesu, to najpierw powinna się zastanowić, jak ten problem rozwiązać, znaleźć „wąskie gardła” i dopiero później ocenić jakimi siłami, w jakim czasie i z kim wspomniane problemy usunąć. Na tym etapie to raczej praca dla firm konsultingowych, doradczych lub ekspertów w poszczególnych dziedzinach, a nie dla dostawców usług outsourcingowych. Jest tu jeden wyjątek, a mianowicie niektóre firmy outsourcingowe prowadzą także działalność doradczą i mogą w ramach procesu przed-outsourcingowego dokonać audytu danego procesu, zaproponować plan naprawczy, a w jego konsekwencji, o ile zajdzie taka potrzeba, zaproponować rozwiązania oparte o usługi outsourcingowe.

Wróćmy jednak do tego, kto powinien wziąć pod uwagę outsourcing. Głównym celem outsourcingu jest optymalizacja obsługi danego procesu. Optymalizacji można poddać zarówno czynności fizyczne, jak np. usługi ochrony obiektów, utrzymania czystości, transport, etc., ale także i procesy typowo biurowe, jak np. księgowość, kadry, płace, obsługę klienta, windykację, zakupy i wiele innych działań. Obserwując rynek możemy łatwo dostrzec, kto korzysta z outsourcingu. Są to np. firmy lub organizacje wielooddziałowe, które powtarzają niektóre czynności w każdej ze swoich jednostek, duże korporacje, firmy międzynarodowe, które nie zdecydowały się na otworzenie własnego oddziału w danym kraju lub firmy krajowe, które nie zdecydowały się na otworzenie oddziału w innym mieście/województwie. Przykłady można mnożyć. Proszę zwrócić uwagę na samochody firm kurierskich, telekomunikacyjnych czy z branży FMCG – w wielu przypadkach są one tylko oznaczone barwami korporacyjnymi, lecz de facto są to samochody firm outsourcingowych z pracownikami zewnętrznymi. Tak jest to realizowane w procesach Outsourcingu Sił Sprzedaży (Sales Force Outsourcing). Same samochody, którymi poruszają się pracownicy, wielokrotnie też nie należą do firm, które reprezentują, ale są zarządzane w modelu outsourcingowym przez podmioty z branży Car Fleet Management (Outsourcing Zarządzania Flotami). Warto też się przyjrzeć korespondencji, jaką otrzymujemy od dostawców energii, firm telekomunikacyjnych czy od ubezpieczycieli. W wielu przypadkach nadawcą w/w korespondencji są firmy outsourcingowe (dotyczy to np. rachunków, potwierdzeń sald, wezwań do zapłaty, etc.) – tu mamy do czynienia z outsourcingiem takich działań jak zarządzanie zobowiązaniami, zarządzanie należnościami, kadrami, płacami czy usługami typu Call Contact Center.

Outsourcing to ogromne zjawisko biznesowe, mamy z nim do czynienia na co dzień i niemal wszędzie. Nie jest to rozwiązanie dla każdego i nie rozwiązuje wszystkich problemów. Jeśli organizacja chce się zdecydować na outsourcing, to musi dobrze się do tego procesu przygotować.

Warto jeszcze znaleźć odpowiedź na pytanie – kogo i jak wybrać? To trudne pytanie, lecz należy się kierować udokumentowanym doświadczeniem firmy, certyfikatami – choć tu trzeba uważać, ponieważ rynek pełen jest różnych tzw. „certyfikatów potwierdzających rzetelność outsourcerów”, ale z rzetelnością nie mają one nic wspólnego. Warto przed wyborem outsourcera porównać kilka ofert, odbyć kilka rozmów referencyjnych, sprawdzić, czy nasz potencjalny Partner Biznesowy, rozlicza się z ZUS, US i innymi urzędami. Na koniec dnia oddajemy w obsługę własne procesy i chcemy, aby były one realizowane jak najlepiej. Można to zrealizować poprzez outsourcing, ale branża ta – jak i każda inna – ma swoje „czarne owce”.