zy tylko posiadając rozbudowane procesy biznesowe możemy korzystać ze wsparcia firm zewnętrznych? Kiedy powinniśmy podjąć decyzję o wejściu lub niewchodzeniu w relacje z dostawcami usług outsourcingowych?

Zjawisko outsourcingu rozwija się w Polsce od kilkudziesięciu lat i z powodzeniem z takiego modelu współpracy korzystają średnie i duże przedsiębiorstwa. Chyba każdy z nas, na pewnym etapie rozwoju swojej firmy, zastanawia się, czy powinien wszystko realizować samodzielnie, korzystając ze zleceń zewnętrznych, czy wchodzić w pełną relację outsourcingową. Należy rozróżnić pojedyncze i nieregularne zlecenia od stałej współpracy outsourcingowej. Czym innym jest skorzystanie z usług xero, a czym innym długoterminowy leasing urządzeń kopiujących lub outsourcing druku. To tylko przykład, ale warto wiedzieć, że czym innym jest jednorazowe zaspokojenie potrzeby usługowej, a czym innym stała relacja biznesowa oparta o konkretne umowy, wskaźniki i gwarancję jakości.

Skoro z outsourcingu z powodzeniem korzystają duże firmy, to czy mogą z niego także skorzystać mniejsze podmioty, a nawet mikroprzedsiębiorstwa? Odpowiedź jest jedna – oczywiście, że mogą. Jest tylko jedno „ale”. To „ale” dotyczy dojrzałości przedsiębiorcy oraz jego/jej gotowości na oddanie części swoich procesów lub działań zewnętrznym podmiotom. Większość z nas prowadząc działalność gospodarczą świadomie lub nieświadomie wkracza w świat outsourcingu, korzystając z biur lub kancelarii rachunkowych. Mamy pomysł na biznes, ale znajomość bieżących regulacji związanych z ZUS, podatkami i innymi zobowiązaniami prawnymi to dość zawiły obszar, a eksperci z biur rachunkowych całą tę wiedzę mają w jednym palcu, więc skorzystanie z takich usług jest w pełni uzasadnione i naturalne. Kupujemy w ten sposób spokój, gwarancję zadbania o istotne czynności na czas i pozwala nam to skupić się na naszej głównej działalności biznesowej. Oto kilka innych przykładów.

Obsługa połączeń telefonicznych – możemy być sobie i szefem, i asystentem, ale na świecie od wielu lat, ale także i w Polsce, popularne jest korzystanie z usług wirtualnych asystentów. W ten sposób możemy korzystać z usług firm, które zadbają o prowadzenie naszego kalendarza, umówią nam spotkania, czy też będą odbierać telefony od klientów i dostawców oraz wspierać codzienne życie w biznesie. Taka współpraca może być połączeniem obsługi administracyjnej z telesprzedażą. W tym celu również można skorzystać z usług zewnętrznych firm zajmujących się telemarketingiem, telesprzedażą bez konieczności zatrudniania własnego zespołu pracowników.

Biuro – to obszar, który zawsze ma wysoki priorytet. Z jednej strony możemy skorzystać z naszego własnego domu lub pomieszczenia, które przeznaczymy na działalności gospodarczą, z drugiej możemy skorzystać ze stale rosnącej oferty biur co-workingowych, które pozwolą nam na rejestrację adresu firmy w ich siedzibie, odbiorą naszą korespondencję, a w wielu przypadkach zaoferują znacznie szersze wsparcie.

Powyższe, to tylko dwa proste przykłady korzystania z outsourcingu. Jest ich znacznie więcej. Czasami są nam one bliższe i łatwiejsze do zaimplementowania, a czasami wręcz odwrotnie. Niezależnie od tego, jaki przyjmiemy model współpracy z podmiotami zewnętrznymi, konieczne jednak jest dokładne spisanie w Umowach nie tylko obszaru współpracy, ale także zdefiniowanie wskaźników jakościowych, wynagrodzeń i, co istotne, kar za niewłaściwe świadczenie usług. W tym obszarze zasady są takie same i dla małych, i dla dużych przedsiębiorstw.

Outsourcing to opcja, to możliwość, a nie konieczność. Warto jednak wiedzieć, że w outsourcing możemy oddać niemal 100 proc. procesów, którymi się zajmujemy. Wymaga to odpowiedniego zarządzania, ale jest jak najbardziej możliwe.