Od dłuższego czasu, daje się zauważyć rosnące zainteresowanie projektami inwestycyjnymi w perspektywicznych miastach regionalnych. Truizmem jest twierdzenie, że wpływ na ten trend ma m. in. nasycanie się rynków największych aglomeracji oraz proces bogacenia się mniejszych społeczności lokalnych i związane z nim rosnące potrzeby oraz aspiracje. W najbliższych latach obserwować będziemy udoskonalanie dotychczas znanych formatów oraz testowanie przez inwestorów zupełnie nowych pomysłów na skłonienie najemców do wyboru ich oferty. W związku z rosnącą konkurencją, duże wyzwania czekają właścicieli starszych, wymagających modernizacji obiektów. Wydaje się, że obserwowany trend doprowadzi – w większym lub mniejszym stopniu – do przetasowań w dotychczasowej strukturze najemców. Globalni gracze interesują się lokalizacjami, które stosunkowo niedawno oceniane były, jako mało perspektywiczne. Mniejsi przedsiębiorcy, którzy dotychczas swoje potrzeby „lokalowe” zaspokajali głównie we własnym zakresie, zaczynają bardziej świadomie postrzegać takie kwestie, jak siedziba, czy też konieczność dysponowania odpowiednio dopasowaną i elastyczną powierzchnią magazynową.

Zwiększone zapotrzebowanie na powierzchnie komercyjne zlokalizowane na rynkach regionalnych, rodzić będzie nowe wyzwania po obu zainteresowanych stronach. Przełoży się to prawdopodobnie na konieczność szerszego wykorzystania potencjału profesjonalnych doradców. Oferta wynajmu powierzchni konkretnej inwestycji, jeszcze przed rozpoczęciem procesu jej budowy lub modernizacji, powinna zostać bardzo dokładnie przygotowana nie tylko od strony struktury ekonomicznej, czy organizacyjnej, ale również od strony prawnej. Celem nadrzędnym kształtowania wzajemnych relacji na linii wynajmujący – najemca, jest zazwyczaj chęć zagwarantowania sobie „spokoju” przez obie strony. Wynajmujący chcą w sposób niezakłócony czerpać zyski ze swoich obiektów, bez ponoszenia zbędnych, dodatkowych kosztów. Z kolei najemcy, zainteresowani są pozyskaniem miejsca, w którym, w stabilnych i przewidywalnych warunkach będą mogli rozwijać swoją działalność.

Pogodzenie wzajemnych oczekiwań obu stron i ochrona biznesu przed negatywnymi konsekwencjami ewentualnych sytuacji spornych, które mogą wyniknąć w trakcie wykonywania umowy najmu lub na etapie jej zakończenia, wymaga, aby postanowienia zawieranych umów, zredagowane były w sposób możliwe najbardziej szczegółowy i precyzyjny. Diabeł tkwi w szczegółach i to one najczęściej stanowią podłoże konfliktów. Omawiana kwestia w mniejszym stopniu dotyczy dużych graczy rynku nieruchomości, którzy swoje standardy dopracowywali przez lata i normą jest korzystanie przez nich z „zastępów” doświadczonych doradców. Problemy pojawiają się, gdy „do gry” przystępują Ci mniejsi lub pozornie duzi (biorąc pod uwagę kapitał, jakim dysponują), ale znacznie mniej doświadczeni w tej specyficznej branży. Dla tej drugiej grupy największe zagrożenia kryją się pod postacią szablonowego myślenia, działania w oparciu o uniwersalne i „sprawdzone” schematy, a także, towarzyszących im zwykle, braku precyzji i nie poświęcania dostatecznej uwagi – pozornie „nieistotnym” – szczegółom. 

Poniżej przedstawiam wybrane zagadnienia, na które warto zwrócić szczególną uwagę, jeszcze na etapie negocjowania umowy najmu, w celu wyeliminowania lub przynajmniej złagodzenia potencjalnych konfliktów.

  • Każda umowa najmu powinna określać jej strony, nieruchomość będącą przedmiotem najmu, okres najmu, wysokość czynszu najmu i tzw. opłat eksploatacyjnych oraz terminy ich zapłaty, przesłanki oraz terminy wypowiedzenia umowy, a także wskazanie celu, dla którego jest ona zawierana. Dodatkowo, wskazane jest uregulowanie takich kwestii, jak: dopuszczalność i zasady waloryzacji czynszu najmu oraz określenie waluty, w jakiej ma być on rozliczany, obowiązki wynajmującego i najemcy związane z utrzymaniem stanu technicznego nieruchomości w okresie trwania umowy, a także stanu, w jakim powinna się znajdować nieruchomość po zakończeniu najmu, posiadanie przez strony umowy odpowiednich polis ubezpieczeniowych, określenie sposobu korzystania z części wspólnych nieruchomości i zasad ponoszenia odpowiedzialności za szkody powstałe w tych częściach wspólnych, byt prawny stosunku najmu i sytuacja najemcy w przypadku zmiany właściciela nieruchomości, kwestie jurysdykcyjne.
  • Precyzyjne określenie celu umowy najmu ma niebagatelne znaczenie dla obu jej stron. Zgodnie z ogólnymi zasadami prawa cywilnego odnoszącymi się do umowy najmu, najemca powinien przez czas trwania najmu używać najętej nieruchomości w sposób w umowie określony, a gdy umowa tego sposobu nie określa - w sposób odpowiadający jej właściwościom i przeznaczeniu. Jeżeli najemca używa nieruchomości w sposób sprzeczny z umową lub jej przeznaczeniem i mimo upomnienia nie przestaje jej używać w taki sposób, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.
  • Precyzyjne określenie celu umowy najmu chroni, z jednej strony najemcę, który ma pewność, że prowadząc w obrębie najętej powierzchni konkretną działalność, nie naraża się na wypowiedzenie mu z tego powodu umowy ze skutkiem natychmiastowym, a dodatkowo, w przypadku odpowiednich zastrzeżeń w treści umowy, może zapewnić mu brak lub ograniczenie bezpośredniej konkurencji w obiekcie. Z drugiej strony, gwarantuje ono wynajmującemu sprawne wykonywanie planu wynajmu nieruchomości, poprzez utrzymywanie równowagi pomiędzy ilością najemców, nie tylko reprezentujących konkretne branże, ale również posiadających zdefiniowaną ofertę.
  • W mojej ocenie, nie warto zdawać się na ogólne przepisy Kodeksu cywilnego wskazujące, w jaki sposób wynajęty lokal (powierzchnia) powinien być wykorzystywany. Z własnego doświadczenia mogę wskazać następujący, prosty przykład uzasadniający dołożenie należytej staranności w redagowaniu umowy we wskazanym zakresie. Właściciel obiektu handlowego wynajął na cele działalności handlowej, lokal znajdujący się bezpośrednio obok lokalu, w który sam właściciel również prowadził swoją działalność handlową. Oba lokale wykorzystywane były na cele handlu w segmencie modowym, z tym, że początkowo, ich oferta produktowa i grupa klientów docelowych były zupełnie różne. Ponieważ biznes najemcy nie odniósł sukcesu, w czasie dłuższej nieobecności wynajmującego, najemca całkowicie zmienił koncepcję oraz ofertę swojego sklepu, stając się jednocześnie bezpośrednim konkurentem wynajmującego. Dzięki odpowiednim postanowieniom umowy najmu, które dokładnie wskazywały, jaką kategorię i rodzaj produktów oferować może najemca, jego usunięcie z obiektu przebiegło stosunkowo sprawnie.