inisterstwo Finansów dość znacząco zmienia warunki rozliczeń i sprawozdań finansowych, co może być dużym wyzwaniem szczególnie dla firm z sektora MSP. Czy pojawienie się regulacji dotyczących np. JPK i STIR faktycznie może sprawić przedsiębiorstwom problemy w rozliczeniach z fiskusem?

Przede wszystkim trzeba sobie powiedzieć, że jako przedsiębiorcy nie uciekniemy od cyfryzacji biznesu. Zmiany w otoczeniu prawnym gonią zmiany w biznesie i świecie technologii. Cyfryzacja podatków jest zjawiskiem, które rozwija się na całym świecie. Jednak zmiany na pograniczu prawa, szczególnie podatkowego, i technologii nastręczają wielu problemów przedsiębiorcom. Tym bardziej że systematycznie wchodzimy na wyższy poziom cyfryzacji prawno-finansowej. Biznes odczuje to szczególnie dotkliwie już na początku przyszłego roku, gdy po „szoku” związanym z JPK przyjdzie się zmierzyć z nowym obowiązkiem – e-Sprawozdaniami. Przedsiębiorcy nie mają jeszcze świadomości, że to rewolucyjne rozwiązanie, bo po raz pierwszy w historii sprawozdanie finansowe ma postać wyłącznie elektroniczną i będzie można je odczytać wyłącznie za pomocą specjalnego oprogramowania, które na rynku nie jest jeszcze powszechnie dostępne. Co istotne, w przygotowanie takiego dokumentu zaangażowanych jest wiele osób w firmie, w tym zarząd, to proces, który trwa. I tutaj bez technologii po prostu przedsiębiorcy nie będą w stanie spełnić nałożonych na nich obowiązków prawnych.

Czy można ocenić, że rozwój technologii w tym obszarze i cyfryzacja wszystkich procesów rozliczeniowo-księgowych jest nieunikniona?

Dokładnie idziemy w tym kierunku. Różne badanie wskazują, że już dzisiaj dzięki powszechnie dostępnym technologiom można zautomatyzować całkowicie lub w znacznym stopniu ponad 60 proc. procesów finansowych. To nie tylko ułatwienie w prowadzeniu biznesu, bo wiele najprostszych czynności może wykonać za nas oprogramowanie, ale też bezpieczeństwo, bo wsparcie technologiczne pozwala zminimalizować ryzyko popełnienia błędu w operacjach finansowych. Z drugiej strony jednak rośnie rola człowieka w takich obszarach jak interpretacja danych, zarządzanie ryzykiem czy rozwój biznesu. Cyfryzacja powinna służyć tym właśnie celom – odciążać przedsiębiorców w prostszych, powtarzalnych czynnościach, dając w zamian czas na bardziej złożone, strategiczne procesy.

Technologia wchodzi też w obszary takie jak np. miękki HR, gdzie procesy rekrutacji, ocen, budowania ścieżek kariery czy szkoleń można scyfryzować i dzięki temu lepiej zarządzać posiadanymi zasobami.

Pomijając zmiany w przepisach dot. finansów i księgowości, które już zostały wprowadzone – czy dalsze zmiany regulacji nie będą stopniowo ograniczać użyteczności tych programów?

To prawda, że dawno nie obserwowaliśmy tak istotnych zmian prawnych mających bezpośrednio wpływ na biznes, jak dzisiaj. Zmiany jednak pojawiają się cały czas i producenci oprogramowania na bieżąco powinni uzupełniać i modyfikować programy dotyczące tak czułych obszarów jak np. finanse i księgowość. Sami przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę przy wyborze dostawcy oprogramowania, czy ten gwarantuje wsparcie z zakresie zmian prawnych i czy jest na tyle elastyczny, by dostosować standardowe rozwiązania do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Co więcej, rekomendowałbym przedsiębiorcom stojącym przed wyborem dostawcy z obszaru IT sprawdzić, jak w praktyce wygląda u niego proces wdrożenia rozwiązań technologicznych. Można bowiem zaopatrzyć się w najlepsze na rynku rozwiązania, ale nie skorzystać z ich potencjału z powodu nieudanego wdrożenia.

Zachodzą obawy, że te wrażliwe dane – dotyczące np. sytuacji finansowej spółki czy zawieranych kontraktów – mogą stać się celem ataków hakerskich i zostać wykradzione. Czy te obawy są słuszne?

Niestety tak. Dane to nowa waluta biznesu, a według World Economic Forum wszelkiego rodzaju włamania do firmowych sieci komputerowych czy przestępstwa związane z danymi to zagrożenia dla biznesu o najwyższym prawdopodobieństwie wystąpienia. Choć zdania na temat wprowadzenia RODO są podzielone, to trzeba przyznać, że rozporządzenie zmusiło wielu przedsiębiorców do zastanowienia się nad istota zabezpieczania danych w ogóle, nie tylko tych osobowych. Jeśli dotychczas nie istniały w firmie zasady dotyczące bezpieczeństwa danych, to powinny się pojawić i co ważne, nie być tylko zasadami na papierze ale codzienną praktyką. Polisa ubezpieczeniowa nie wystarczy, by obronić biznes przed negatywnymi skutkami przestępczości internetowej.

I na koniec – czy w dobie postępującej cyfryzacji i automatyzacji, także inne działy firm z sektora MSP powinny być nastawione na wdrażanie nowych technologii?

Praktycznie nie ma takiego obszaru w działalności przedsiębiorstw, gdzie technologia nie wspierałaby dzisiaj przynajmniej podstawowych procesów. Finanse i księgowość to jedna z najczęściej cyfryzowanych i automatyzowanych dziedzin, ale podobnie jest z obszarem kadrowo-płacowym na co m.in. wpływają zmiany prawne. Najświeższym przykładem mogą być e-Zwolnienia, które od 1 grudnia całkowicie zastępują papierowe dokumenty wystawiane dotychczas przez lekarzy. To z kolei przekonuje coraz więcej firm do wdrażanie elektronicznego obiegu dokumentów. Rośnie też rola analityki danych i Business Intelligence, co wiąże się z potrzebą lepszego wykorzystania posiadanych przez przedsiębiorstwa danych. Np. wiele firm nie jest w stanie na bieżąco analizować swojej sytuacji rynkowej, tworząc raporty okresowe, a tymczasem technologie już dziś pozwalają praktycznie na bieżąco monitorować to, co dzieje się w biznesie – sprzedaż, produkcję, przepływy finansowe. Co więcej, technologia wchodzi też w obszary takie jak np. miękki HR, gdzie procesy rekrutacji, ocen, budowania ścieżek kariery czy szkoleń można scyfryzować i dzięki temu lepiej zarządzać posiadanymi zasobami. A pozostaje jeszcze wspomnieć o systemach ERP, które pozwalają na zarządzanie wszystkimi wspominanymi wcześniej obszarami w jednym miejscu. To ogromny, nie wykorzystany w Polsce potencjał, o czym co roku przypomina nam Komisja Europejska, tworząc zestawienia cyfrowej dojrzałości gospodarek europejskich i klasyfikując nas na końcowych pozycjach. Pora to zmienić.