Zredukuj ilość urządzeń

Na koszty wydruku w firmie składają się nie tylko papier i tusz, ale także zakup lub leasing nowych urządzeń, ich serwisowanie przez firmy zewnętrzne lub własne działy IT, ewentualne naprawy itp. Przeciętna firma ma na stanie więcej urządzeń drukujących niż rzeczywiście potrzebuje. 
Z obserwacji firmy Kyocera wynika, że aż 90 proc. przedsiębiorstw nie kontroluje wydatków związanych z drukowaniem. Wielu managerów nie ma też świadomości, co do sposobu użytkowania drukarek przez swoich pracowników oraz ilości wydruków generowanych każdego dnia. Według szacunków 
firmy Oki, w dużych firmach zatrudniających powyżej 1000 osób, roczny koszt wydruków wynosi powyżej 1000 zł 
na osobę.

Panaceum dla wielu firm może okazać się audyt, zlecony zewnętrznej, wyspecjalizowanej firmie. Profesjonalne śledztwo pomoże zebrać komplet informacji o drukującej 
flocie: faktyczne obciążenie, 
poziom zużycia materiałów 
i energii, stan techniczny urządzeń. Co więcej, dzięki audytowi przedsiębiorca 
dowie się, w jakich celach 
i w jakim stopniu poszczególne sprzęty są użytkowane przez podwładnych. Określenie liczby wydruków per osoba czy dział w danym okresie oraz ocena kondycji posiadanego sprzętu to niezbędne informacje dla każdego przedsiębiorcy optymalizującego koszty biznesowe.

Później najważniejszy jest dobór odpowiednio ergonomicznych urządzeń oraz zdyscyplinowanie pracowników 
w kwestii wydruków. W wielu korporacjach, tego typu działania podjęte po audycie, przyniosły oszczędności w granicach kilkudziesięciu procent.

Ekologiczna 
inwestycja

Taniej nie znaczy lepiej, a w przypadku urządzeń drukujących zwykle oznacza drożej w dłuższej perspektywie czasu. Dlatego przy zakupie nowego sprzętu, należy wziąć pod uwagę późniejsze wydatki związane z jego eksploatacją, a nie jednorazowy koszt 
zakupu. Wyższej klasy sprzęt 
pozwoli też zaoszczędzić sporo czasu na pracach serwisowych, które są konieczne w przypadku użytkowania tańszych urządzeń. Warto rozważyć zakup urządzeń wielofunkcyjnych, które zastąpią mniej wydajne i przestarzałe drukarki nabiurkowe.  Alternatywą jest outsourcing, który zapewni firmie dostęp do najnowszych technologii i wysoką jakoś wydruku bez konieczności inwestowania w nowoczesne maszyny.

Najlepiej zoptymalizowana flota drukarska w przedsiębiorstwie nie zastąpi rozsądnego gospodarowania zasobami firmy. Trzeba uświadamiać pracowników 
o konieczności oszczędnego drukowania. Dwustronny wydruk na papierze z recyclingu, montaż pojemników na papier do ponownego użycia oraz zwrot pojemników po zużytych wkładach, to tylko nieliczne ze sposobów składających się na zrównoważony rozwój firmy. Nowoczesne biuro to nie tylko minimalizacja kosztów, ale przede wszystkim troska o środowisko naturalne, a dzięki temu lepszy wizerunek przedsiębiorstwa na rynku.

Podniebny interes

Cloud computing to jeden z najszybciej rozwijających się trendów ostatnich lat. Główną ideą tego modelu przetwarzania danych, jest korzystanie z usług organizacji zewnętrznych. Chmura obliczeniowa oznacza więc użytkowanie określonej usługi bez ponoszenia wydatków na oprogramowanie i niezbędną infrastrukturę. W związku z tym, technologia chmury zjednuje coraz większą przychylność managerów IT, którzy częściej decydują się na jej implementację w swoim przedsiębiorstwie.  

Z badań firmy Trend Micro, przeprowadzonych w USA, UK, Niemczech, Indiach, Kanadzie i Japonii, wynika, że ok. 10 proc. przedsiębiorstw prowadzi cloud computingowe projekty. W Polsce rozwiązania typu cloud nie są jeszcze tak rozpowszechnione, ale ich popularność cały czas rośnie. Według raportu IDC Poland, już w 2010 roku krajowy rynek cloud computing stanowił 7 proc. wartości całego outsourcingu 
IT w Polsce, wycenionego na po
nad 520 mln USD.

Konieczność optymalizowania kosztów i wyposażenia firmy 
w jak najlepsze środowisko informatyczne, zachęca wielu przedsiębiorców do bliższego zapoznania się z fenomenem chmury.  Zamiast zakupu kolejnych serwerów, oprogramowania, procesorów firmy coraz chętniej nabywają dostęp do zewnętrznych zasobów informatycznych. 
Na polskim rynku, oprócz globalnych dostawców modelu cloudowego, dobrze też sobie radzą lokalne firmy IT.  Jak ocenia firma badawcza IDC, średnia stopa wzrostu dla segmentu polskiego cloud computingu do 2015 r. to 33 proc., co kilkakrotnie przewyższa prognozowany wzrost dla całego rynku usług IT.

Oferowane chmury dzielą się na prywatne i publiczne. Realizacją prywatnych chmur zajmują się wewnętrzne serwerownie i sieci danej organizacji. Chmury publiczne funkcjonują dzięki dużym zewnętrznym serwerowniom 
i ogólnodostępnemu Interne-
towi. Zakupy w formie usług, jakie obecnie umożliwia przedsiębiorstwom cloud computing dotyczą m.in. procesów biznesowych (BaaS), przetwarzania danych (IaaS), systemów ERP (PaaS) czy oprogramowania (SaaS). Powstała nawet polska porównywarka usług cloudowych – Cloudo-
rado, aby ułatwić klientom znalezienie odpowiedniego dostawcy chmury.

Intratne obłoki

Jedną z głównych zalet cloud computingu jest możliwość zmodernizowania i optymalizacji posiadanych już zasobów IT. Zamiast indywidualnych rozwiązań informatycznych, firma korzysta z  usług dostępnych 
w sieci internetowej 
lub na dedykowanej platformie. Atuty to natychmiastowa dostępność funkcjonalności i mniejsze, ściśle sprecyzowane opłaty. Wprowadzenie do przedsiębiorstwa technologii cloud, powoduje zastąpienie kosztów inwestycyjnych (zasoby ludzkie, sprzęt) wydatkami operacyjnymi za nabycie usług. Przedsiębiorca płaci więc tylko za to, 
z czego w danym okresie korzystał. Dzieki chmurom, firmy mogą też ograniczyć środki na infrastrukturę wewnętrzną oraz uwolnić zasoby wewnętrzne. W praktyce oznacza to odciążenie osób odpowiedzialnych za administrowanie środowiskami informatycznymi w organizacji.

Największe obawy budzi kwestia bezpieczeństwa danych w chmurze. Z sondażu ośrodka badawczego Harris Interactive wynika, że 91 proc. respondentów jest zaniepokojonych bezpieczeństwem publicznych chmur. Paradoksalnie jednak wciąż niewiele firm samodzielnie inwestuje w odpowiednio wysoką ochronę danych. Nieporównywalny jest też poziom bezpieczeństwa, oferowany przez dostawców modelu cloudowego, z poziomem bezpieczeństwa w zwykłym przedsiębiorstwie. Efekt skali działa na korzyść dostawców, którzy do ochrony danych wykorzystują droższe i bardziej zaawansowane rozwiązania. Bujanie w obłokach nigdy nie było tak bezpieczne!