Trafna identyfikacja potrzeb to pierwszy krok na drodze do sukcesu w procesie optymalizacji druku. Badania pracowni analitycznej PART IT Reseller potwierdzają rosnące zainteresowanie firm rozwiązaniami kompleksowymi. Oznacza to wzrost sprzedaży urządzeń wielofunkcyjnych, co potwierdza większość producentów. Aby stworzyć idealną flotę drukującą należy gruntownie przeanalizować zapotrzebowania i możliwości finansowe firmy. Przedsiębiorca powinien ustalić, co jest dla niego priorytetem w kwestii wydruku. Kluczowe aspekty, którymi kierują się managerowie przy zakupie urządzeń zależą głównie od branży 
i charakteru prowadzonej działalności. Jakość, szybkość czy maksymalnie niski koszt eksploatacji? Trafna identyfikacja potrzeb to pierwszy krok na drodze do sukcesu w procesie optymalizacji druku.

Jedno urządzenie, 
wiele możliwości

Zastąpienie pojedynczych sprzętów nowoczesnymi kombajnami przynosi wiele różnych korzyści. Jedno wielofunkcyjne urządzenie z powodzeniem zastępuje drukarkę, kopiarkę i skaner, a także faks. Zmodernizowana flota drukująca umożliwia też autoryzowanie użytkowników pracujących w sieci i kontrolę ilości drukowanych dokumentów. Monitoring wydruków posiada korzystny dla pracodawcy aspekt psychologiczny. Świadomość bycia kontrolowanym wprowadza wśród pracowników dyscyplinę i eliminuje zachowania, które narażają firmę 
na dodatkowe koszty.

Urządzenia wielofunkcyjne mogą pełnić rolę węzłów komunikacyjnych. Digitalizacja materiałów papierowych umożliwia firmie stworzenie bazy do
kumentów elektronicznych. Oszczędzamy nie tylko na wydruku, ale także na przestrzeni, którą musielibyśmy wygospodarować na papierową dokumentację. Oszczędność miejsca oznacza także usunięcie drukarek z biurek pracowników i zastąpienie ich multi-funkcyjnym sprzętem usytuowanym w łatwo dostępnym punkcie biura.

O ile w niektórych firmach problem z optymalizacją wydruków jest nadal marginalizowany, to wiele przedsiębiorstw zorientowało się już, że wydatek na druk zajmuje istotną pozycję w corocznym budżecie. Wydruk jednej kartki A4, z wciąż popularnej drukarki nabiurkowej, kosztuje kilkakrotnie więcej niż wydrukowanie tego samego formatu z urządzenia wielofunkcyjnego. Zdaniem ekspertów jednofunkcyjne sprzęty mają rację bytu jedynie w małych firmach, które drukują niewielkie ilości czarno-białych dokumentów.

Nowoczesna flota drukująca oferuje swoim użytkownikom dodatkowe funkcje i ułatwienia. Multisprzęty z wyższej półki generują w takim samym tempie zarówno czarno-białe, jak 
i kolorowe wydruki. Dzięki tym urządzeniom, zeskanowaną wiadomość możemy przesłać mai
lem, a następnie zarchiwizować 
w elektronicznej formie. Przydat
nym udogodnieniem jest, oferowana przez niektóre z urządzeń, 
możliwość szybkiego skanowania dokumentów tożsamości.

Ekologia na topie

Coraz więcej firm, w duchu dbałości o zasoby naturalne naszej planety, decyduje się na zakup mniejszej ilości papieru i urządzeń wielofunkcyjnych. Z badań IPSOS wynika, że proekologiczne zachowania są ważne nie tylko dla pracodawców walczących 
o dobry wizerunek na rynku pracy. Także pracownicy są coraz bardziej wyczuleni na kwestię marnotrawienia papieru w firmie i związane z tym obciążenie środowiska.

Naprzeciw proekologicznym postawom, coraz szerszej rzeszy pracowników i właścicieli firm, wychodzą rozwiązania zastosowane w multimaszynach drukujących. Przeciętny Kowalski nie ma oporów przed drukowaniem prywatnych plików na firmowej maszynie. Dzięki zainstalowaniu odpowiedniego oprogramowania, możemy zliczać ilość drukowanych stron 
i blokować podwładnym dostęp do niektórych opcji. Udostępnienie jedynie czarno-białych dwustronnych kopii oraz wymóg autoryzacji przed każdą próbą wydruku, 
w znaczącym stopniu ograniczy ilość zużywanego materiału.

Coraz więcej firm modyfikuje procesy druku w swoich działach, biorąc pod uwagę wymóg ekologiczności. Większość najnowszych urządzeń wielofunkcyjnych, zwłaszcza oznaczonych etykietką Energy Star, potrafi zniwelować zużycie energii nawet
o 60 proc. Tego typu maszyny oferują też różne tryby oszczędzania energii, które można dopasować do rytmu pracy przedsiębiorstwa. Temat zarządzania drukiem 
w firmie jest wart przemyślenia, zwłaszcza jeżeli możemy jednocześnie zmniejszyć koszty po stronie firmy i środowiska naturalnego.