Z punktu widzenia kosztów, układ typu open space jest zazwyczaj niezwykle korzystny z punktu widzenia przedsiębiorstwa. Z jednej strony układ otwarty umożliwia większą efektywność powierzchni, czyli możliwość tworzenia większej liczby miejsc pracy na tej powierzchni. Z drugiej natomiast pozwala na sprawniejszy przepływ informacji oraz pomysłów między pracownikami wskutek wyeliminowania fizycznych barier dzielących poszczególne jednostki organizacyjne danej firmy.

Źródłem nowej idei aranżacji przestrzeni biurowej jest próba ograniczenia kosztów związanych z zajmowaną powierzchnią. Jednak w związku z rosnącą mobilnością pracowników, licznymi podróżami służbowymi oraz koniecznością pracy w siedzibie kontrahenta, wiele przedsiębiorstw dotkniętych jest podobnym problemem – w trakcie przeciętnego dnia pracy wiele biurek pozostaje wolnych. W ujęciu statystycznym, poziom wykorzystania stanowisk pracy rzadko przekracza 70 proc. To z kolei dało impuls do powstania zupełnie nowej koncepcji aranżacji powierzchni – tzw. elastycznego biura, w którym najbardziej mobilni pracownicy nie mają przypisanego swojego stałego stanowiska – przychodząc do pracy rezerwują jedno z wolnych miejsc. Dzięki temu dane przedsiębiorstwo może posiadać mniej stanowisk pracy niż zatrudnia pracowników. Powstała nadwyżka przestrzeni biurowej jest zazwyczaj przeznaczana pod dodatkowe pomieszczenia:

  • wewnętrzne pokoje spotkań z rzutnikami, tablicami i otoczeniem sprzyjającym pracy kreatywnej,
  • dodatkowe przestrzenie socjalne, wykorzystywane w trakcie przerw lub mniej formalnych spotkań,
  • wyciszone, niewielkie pokoje do pracy wymagającej skupienia,
  • dodatkowe pokoje konferencyjne,
  • ponadstandardowej wielkości kuchnia.

Dzięki temu dostęp do zasobów przedsiębiorstwa staje się możliwy z każdego miejsca posiadającego dostęp do sieci. Przy coraz bardziej zadaniowej specyfice pracy dla wielu pracodawców przestaje mieć znaczenie miejsce, z którego jest wykonywana. Ponadto, praca biurowa coraz częściej organizowana jest w międzydepartamentowych zespołach, które tworzone są na potrzeby danego projektu. Członkowie zespołów bardzo często potrzebują szybkiej zmiany otoczenia, aby z jednej strony móc wziąć udział w spotkaniu całej grupy, z drugiej natomiast mieć możliwość pracy w pełnym skupieniu.

Chociaż kwestia nowoczesnej aranżacji biura jest uznawana za jeden z najważniejszych trendów na rynku w kontekście jego przyszłego rozwoju, jej wprowadzenie spotyka się bardzo często z dużą dozą niechęci zarówno ze strony pracodawcy, jak również zatrudnionych.

Poza kwestią utraty prywatności, obawy pracowników dotyczą zazwyczaj potencjalnych problemów ze znalezieniem wolnego miejsca, koniecznością nieustannego przenoszenia swoich dokumentów, jak też poufności prowadzenia rozmów telefonicznych w otwartym środowisku pracy. Z kolei z punktu widzenia pracodawcy aranżacja według koncepcji elastycznego biura wiąże się bardzo często z niepokojem o produktywność zatrudnionych. Brak stałego stanowiska pracy oraz wysoki odsetek pracowników mobilnych oznacza, iż zarządzający zespołem ma w mniejszym stopniu fizyczną kontrolę nad tym, co robi dany pracownik. Początki funkcjonowania według nowej aranżacji wiążą się zazwyczaj z dozą niepewności zarówno wśród zatrudnionych, jak też pracodawcy. Jednak po pewnym czasie zaczynają oni dostrzegać liczne korzyści związane z nowym układem biura. Możliwość szybkiej zmiany otoczenia oraz nowopowstałe udogodnienia zwiększają zazwyczaj kreatywność, produktywność oraz poprawiają współpracę pomiędzy zatrudnionymi.