Mulitimedialne telefony stały się nowymi narzędziami biurowymi. Te mobilne urządzenia nie tylko łączą w sobie cechy telefonu i komputera, ale posiadają również szereg funkcji przydatnych w zarządzaniu firmą. Oprócz dzwonienia, dostępu do poczty elektronicznej i przeglądarki sieciowej, smartfon pełni też rolę GPS-a, pagera, cyfrowego aparatu fotograficznego i kamery video. Część smartfonów wyposażona jest w klawiaturę Qwerty, która umożliwia pisanie jak na klawiaturze tradycyjnego komputera, a dotykowy ekran pozwala sporządzać odręczne notatki i rysunki. Cyfrowa kamera, oprócz zdjęć i filmów, może posłużyć także jako skaner wizytówek i umożliwić wideokonferencje 
z ważnym kontrahentem. Do niektórych modeli można nawet podłączyć projektor i wyświetlić prezentację klientowi wprost z telefonu. Jedną z ważniejszych funkcji smartfonów jest dostęp do sieci. Nowoczesne  telefony obsługują nie tylko 3G, ale także szybki Internet HSPA+. Standardem jest opcja WiFi, która pozwoli nam na darmowe połączenie z Internetem w punktach dostępowych typu Hotspot. Dla podróżujących biznesmenów istotną funkcjonalnością smartfona jest router WiFi, który umożliwia połączenie 
z Internetem w sieci operatora i dalszą pracę online na laptopie czy tablecie.

Świat aplikacji

Podstawą komunikacji z pracownikami i klientami jest poczta elektroniczna. Posiadacze smartfonów muszą więc zadbać o synchronizację urządzenia z internetowymi skrzynkami i firmowymi serwerami. Z pomocą przyjdzie program Microsoft Exchange ActiveSync, który zsynchronizuje telefoniczną skrzynkę z pocztą, kalendarzem 
i kontaktami z firmowego serwera.

Biznesowi użytkownicy multimedialnych telefonów, docenią możliwość obsługi plików PDF 
i pakietu Office. Pakiet biurowy Documents To Go pozwoli nie tylko przeglądać, ale również edytować dokumenty. Na wypadek awarii lub utraty telefonu, warto zabezpieczyć ważną dokumentację przechowując ją w tzw. chmurze. Dodatkowa korzyść – ten sam plik jest edytowalny na różnych urządzeniach i komputerach. W tym celu trzeba skorzystać z usługi Google Docs lub Dropbox, który ułatwi pracę zespołową dzięki funk-
cji udostępniania plików.

Funkcje smartfona możemy elastycznie dopasowywać do aktualnych potrzeb biznesowych. 
W zależności od systemu operacyjnego producenci, oprócz podstawowych funkcjonalności wbudowanych już w telefon, zapewniają swoim użytkownikom dostęp do wielu aplikacji 
w wirtualnym sklepie. Prowadzącym własną firmę pomoże aplikacja EasyMoney ułatwiająca zarządzanie finansami czy SurePayroll porządkująca kwestię płac. Do dyspozycji posiadczy smartfonów, jest także szereg aplikacji dotyczących e-płatności, wymiany wizytówek czy notowań na giełdzie. Biuro w smartfonie to natychmiastowy dostęp do danych, bez względu na czas i miejsce, a także poczucie kontroli i bezpieczeństwa wymienianych informacji. To idealne rozwiązanie dla nowoczesnych ludzi biznesu.

Archiwum twojej firmy

Każda firma prowadzi dokumentację z historią swoich operacji. Wraz z rozwojem przedsiębiorstwa rozrasta się również jej archiwum. Coraz więcej firm decyduje się na archiwizowanie swojej dokumentacji poza biurem. Idealnym rozwiązaniem jest wynajęcie powierzchni magazynowej, pojedynczej komórki, która znajduje się w specjalnie przystosowanym kompleksie magazynów.  Przechowywanie dokumentacji, zwłaszcza w firmach o rozbudowanych działach personalnych,jest szczególnie istotne. Informacje i dane to cenne aktywa firmy. Są jednak narażone na wiele niebezpieczeństw. Składowanie dokumentów w biurze to problem wielu przedsiębiorców. Wraz z rozrostem firmy powiększa się również firmowe archiwum. Zewnętrzne archiwum to wygoda dla pracowników firmy oraz duża oszczędność. Przechowywanie archiwów w biurze często pociąga za sobą spore wydatki, związane 
z przygotowaniem powierzchni magazynowej. Rynek usług związanych z archiwizacją, cyfryzacją i przechowywaniem dokumentacji jest coraz większy. Może okazać się, że skorzystanie z usług firmy specjalizującej się np. w skanowaniu i archiwizacji dokumentów będzie tańszym i pewniejszym rozwiązaniem niż chałupnicze tworzenie własnych archiwów.