Idea „Zielonego Biura”, oparta na modelu tzw. ekoefektywności, zakłada zmniejszenie negatywnego wpływu funkcjonowania biura na środowisko naturalne. Osiągnąć to można poprzez trzy kluczowe działania: mądre zakupy, efektywne wykorzystanie zasobów i odpowiedzialną gospodarkę odpadami. Koncepcja ta zakłada ograniczenie zużycia energii, papieru, wody, oraz zwiększenie recyclingu. Przewiduje ona współpracę 
z dostawcami i inicjowanie zielonych akcji w środowisku biznesowym, a także ciągłe doskonalenie pracowników i szukanie nowych sposobów ograniczenia negatywnego wpływu na środowisko. Inicjatorem Programu „Zielone Biuro” i jednocześnie właścicielem „know-how” jest Fundacja Partnerstwo dla Środowiska, która od 1997 r. współpracuje z organizacjami pozarządowymi, agendami rządowymi i samorządowymi oraz 
z biznesem w zakresie wdrażania praktycznych działań służących poprawie stanu środowiska 
naturalnego.

Jak działalność 
biura wpływa 
na środowisko naturalne?

Nie możemy mówić o ograniczaniu negatywnego wpływu na środowisko naturalne, jeżeli nie wiemy nawet, które czynniki wywierają ów negatywny wpływ. Posiadając jednak stosowną wiedzę, jesteśmy w stanie minimalizować negatywne skutki naszych działań oraz do strategii firmy włączyć ochronę środowiska. Podstawowym aspektem oddziaływania biura na środowisko jest gospodarowanie energią elektryczną. 
Zużycie prądu przez jedno urządzenie biurowe nie wydaje się być znaczące, jednak pomnożone przez ilość drukarek, komputerów i faksów może istotnie wpłynąć na nasze najbliższe otoczenie, gdyż wyprodukowanie 1 kWh energii to emisja sięgająca nawet do 1 kg CO2. Funkcjonowanie biura wiąże się
też z koniecznością zabezpieczenia dostaw wody na cele bytowe. Normy zużycia wody przewidują 15 litrów na dobę na jednego pracownika biurowego, jednak w rzeczywistości różnie to bywa... Działalność biurowa to również wykorzystywanie gigantycznych ilości papieru oraz powstawanie ogromnych ilości odpadów, które 
w wielu przypadkach są niebezpieczne dla środowiska.

Jak przekształcić 
swoje biuro w Zielone?

Aktualnie na rynku dostępnych jest wiele marek sprzętu biurowego, które są przyjazne dla środowiska.  Niektóre z nich posiadają oznaczenia lub certyfikaty świadczące o mniejszym zużyciu
energii czy obniżonej emisji hałasu. Znakiem najlepiej znanym na rynku jest Energy Star. To symbol międzynarodowego programu, który gwarantuje minimalny poziom zużycia energii. Informacje zamieszczone na stronie 
www.eu-energystar.org mogą pomóc nam w dobraniu odpowiedniego sprzętu do biura – znajdzie-my tam bogatą bazę energooszczędnych produktów oraz tzw. „kalkulator energii”. „Zielone Biuro” oznacza także oszczędność ciepła, którego utratę znacząco zminimalizujemy  poprzez odpowiedni dobór wyposa
żenia oraz stały monitoring.

Ważnym aspektem jest również marnotrawstwo papieru. Ustawienie drukowania dwustronnego jako opcji startowej, ponowne wykorzystanie wydruków i kopii jednostronnych, wprowadzenie korespondencji w formie elektronicznej czy archiwizacja dokumentów na elektronicznych nośnikach danych to proste sposoby na ograniczenie jego zużycia. Uregulowana gospodarka odpadami to priorytet ochrony środowiska w biurze. Mając na myśli jej prawidłową organizację, należy przede wszystkim zapobiegać powstawaniu odpadów, następnie selektywnie je zbierać, odpowiednio magazynować, aż w końcu odzyskiwać lub ewentualnie przekazywać na składowisko.

Technologie dla biznesu

Współcześnie trudno byłoby znaleźć biuro, które w mniejszym lub większym 
stopniu nie wykorzystuje nowoczesnych rozwiązań informatycznych, takich jak aplika-
cje biznesowe. Do takich aplikacji zaliczamy 
między innymi systemy informatyczne klasy 
CRM, służące do efektywnego zarządzania 
relacjami z klientami, oraz systemy klasy ERP, 
wykorzystywane do zarządzania zasobami przedsiębiorstwa. Oba typy oprogramowania ułatwiają zarządzanie firmą, zwiększając efektywność pracy dzięki narzędziom, które automatyzują wiele procesów oraz ograniczają do minimum czas przeznaczany na ręczne tworze-
nie dokumentów i zestawień. Dzięki temu firma może lepiej zarządzać swoimi pracownika
mi oraz na bieżąco monitorować sytuację finan-
sową, co przekłada się na możliwość zwiększenia przychodów bez konieczności zatrudnia-
nia kolejnych pracowników.