Gdyby wybór samochodów do firm przedstawić w formie graficznego wykresu zapewne byłby on porównywalny z drzewem genealogicznym dynastii Tudorów. Jednak firmom samochody są potrzebne do prowadzenia działalności. Z reguły są to narzędzia niezbędne do prowadzenia biznesu, jak telefon czy służbowy komputer, ale nie zawsze.

Wybór pracownika

User chooser. To angielskie określenie oznacza wybór użytkownika. Można je zastosować do samochodów firmowych. Dotyczy ono jednak tylko określonych, z reguły wąskich, grup pracowników, niemal zawsze średniego i wyższego szczebla. W dużym skrócie, pracujący na stanowiskach kierowniczych mają szereg przywilejów pozapłacowych. Opiekę medyczną, karty sportowe, brak limitu na telefony, wyższe budżety na hotele podczas podróży. Mają także samochody służbowe, które często są pojazdami tzw. benefitowymi, to znaczy będącymi częścią pozafinansowego dodatku do pensji, elementem motywacyjnym. Ich wybór zazwyczaj powierza się samemu użytkownikowi, dając tylko ograniczenia kwotowe, czasami też wyłączając pewne grupy pojazdów, np. SUV-y czy kabriolety. Taki pracownik otrzymuje  budżet na samochód, np. w wysokości 150 tysięcy. W ramach tej kwoty może sobie wybrać model, wersję silnikową, wyposażenie dodatkowe. To rozwiązanie jest korzystne dla użytkowników, ponieważ często stanowi argument za pozostaniem bądź przejściem do danej firmy, ale może być utrapieniem fleet managera. Ponieważ to on musi negocjować ceny zakupów z wieloma importerami, i to on po okresie eksploatacji jest odpowiedzialny za odsprzedaż tych pojazdów. Pewnym rozwiązaniem może być ograniczanie wyboru do kilku marek.

Wybór firmy

Teraz słów kilka o samochodach, które w firmach pracują. Zacznijmy od dokładnej analizy tego, czy – a jeżeli tak, to ile – samochodów faktycznie potrzebujemy. To zawsze powinien być punkt wyjścia, szczególnie, że zbyt mała liczba aut może spowodować przestoje, a to oznacza straty, natomiast zbyt duża liczba może spowodować niepotrzebne koszty i mrożenie kapitału. Kiedy znamy już potrzeby naszej firmy co do ilości pojazdów, musimy poddać analizie ich zastosowanie. To, jakie trasy będą pokonywały, jakie przebiegi, kogo i co będą przewoziły. Na tej podstawie można dokonać wyboru wersji silnikowej i nadwoziowej. Jeżeli ktoś będzie pracował głównie w miastach, nie ma potrzeby inwestowania w silniki diesla, ale na pewno warto zastanowić się nad wyposażeniem w czujniki parkowania. Jeżeli ktoś będzie prawdopodobnie jeździł wiele kilometrów po autostradach z materiałami firmowymi, raczej odpada niewielki silnik benzynowy z pięciobiegową przekładnią i nadwozie typu hatchback. Kiedy już będziemy znali liczbę i zastosowanie samochodów, czas na magiczny skrót.

TCO

Czyli Total Cost of Ownership, a więc całkowite koszty użytkowania. To czynnik, który jest brany pod uwagę przez wszystkich świadomych fleet managerów. Oznacza on całkowite koszty użytkowania pojazdu przez okres eksploatacji. Począwszy od ceny danego samochodu, przez koszty serwisu, w tym przeglądów, koszty ogumienia, ubezpieczenia, koszty paliwa, aż po cenę, jaką uzyskamy za samochód po okresie jego eksploatacji. Rzetelne wyliczenie kosztów TCO pozwoli z dużym prawdopodobieństwem realnie zaplanować budżet. Co ważne, nawet jeżeli firma nie planuje zakupu samochodów za środki własne, tylko decyduje się na wynajem, to wysokość raty wynajmu także kalkulowana jest na podstawie TCO. Wtedy w „gołej” racie finansowej firma spłaca tak naprawdę różnicę miedzy ceną nowego samochodu i ceną jego odsprzedaży plus oczywiście marżę firmy wynajmującej. Jeżeli mamy ustalone już czynniki finansowe, czyli to, ile pojedynczy samochód będzie kosztował firmę, kiedy wiemy już czego oczekujemy od samochodu i jakie ma mieć zastosowanie, czas pomyśleć nad konkretnymi markami.

Szeroki wybór

Tutaj decyduje kilka czynników pozafinansowych. Firma z kapitałem francuskim zawsze lepiej będzie wyglądała, jeżeli w ich flocie są także francuskie samochody. Firma z sektora finansowego na pewno jest bardziej wiarygodna, jeżeli jej pracownicy nie przyjeżdżają do klientów samochodami segmentu A w najniższej wersji wyposażenia, a np. agencja reklamowa może być postrzegana jako innowacyjna, jeżeli w jej flocie znajdziemy takie modele jak Mini, Citroën Cactus czy Fiat 500.

Teraz tak naprawdę pozostaje nam zaznajomić się z ofertą rynkową. Warto poznać plusy i minusy konkretnych modeli, rozłożenie sieci serwisowej, zobaczyć kiedy wchodzi następna generacja danego modelu, ponieważ czasami warto poczekać na nowszą wersję (łatwiejsza sprzedaż), a czasami wręcz przeciwnie (dobrze znany model jest przewidywalny). Kiedy znamy już odpowiedzi na pytania; ile, za ile i jakich samochodów potrzebujemy, pozostaje nam wybrać ten dla naszej firmy idealny.