Obejmuje on planowanie, tworzenie i zatwierdzanie budżetu oraz jego późniejszą kontrolę. Założeniem jest stworzenie budżetu idealnego, który zostanie zrealizowany w danym roku budżetowym w stu procentach. Jest to oczywiście niemożliwe ze względu na zmienność wydatków związanych z eksploatacją floty, jednak dzięki ich wnikliwej analizie i cyklicznej weryfikacji można stworzyć doskonały budżet mający elastyczny charakter.

Za proces budżetowania floty samochodów służbowych odpowiedzialne są najczęściej osoby bezpośrednio zajmujące się jej administracją. To fleet managerowie mają najdokładniejsze informacje dotyczące dotychczas poniesionych kosztów, kontraktów z dostawcami i planów wymiany pojazdów w kolejnym roku. W dużych przedsiębiorstwach coroczny budżet tworzony jest w porozumieniu z działem controllingu i księgowością. Zadaniem kontrolingu jest zazwyczaj nadzór nad tym, aby optymalnie zaplanować rezerwy budżetu flotowego. Księgowość natomiast dostarcza niezbędnych informacji o podziale kosztów na inwestycyjne (CAPEX) oraz koszty utrzymania (OPEX). Ma to istotne znaczenie przed podjęciem decyzji, jaką formę finansowania samochodów wymienianych w przyszłym roku wybierze przedsiębiorstwo. Konieczne jest, aby władze przedsiębiorstwa dokładnie zapoznały się z aktualnym stanem floty samochodowej, gdyż ostateczna akceptacja budżetu może w znacznym stopniu kształtować przyszłą jej strukturę.

Proces tworzenia budżetów flotowych przypada najczęściej na drugą połowę roku. W przypadku wymiany taboru o kilka bądź kilkanaście aut, tworzenie budżetu można swobodnie odłożyć do września lub października. Jednak jeśli w kolejnym roku kalendarzowym firma planuje większe zmiany, modyfikacje we flocie bądź wzrost liczby aut służbowych, prace nad budżetem powinny rozpocząć się już w lipcu. Duże przedsiębiorstwa nie ograniczają się do tworzenia budżetu na okres jednego roku. W związku ze strategią rozwoju firm, okresy planowania budżetu dotyczą zazwyczaj trzech lub czterech lat, a każde kolejne roczne budżetowanie jedynie zwiększa poziom szczegółowości planowanych wydatków na flotę. Należy również pamiętać o cyklicznej weryfikacji i wykonalności budżetowych założeń w ciągu roku. Tego typu podsumowania zwykle tworzone są w kwartalnych odstępach.

Finansowanie floty

Zasadniczy wpływ na tworzenie budżetu ma sposób finansowania floty w firmie. Obecnie na rynku wyróżniamy cztery główne formy pozyskiwania samochodów: zakup ze środków własnych, kredyt, leasing i wynajem długoterminowy. Choć w przypadku małych i średnich firm, forma nabycia pojazdów w dużej mierze zależy od specyfiki ich działalności, to w dużych przedsiębiorstwach zdecydowanie najpopularniejszy jest wynajem długoterminowy, czyli full service leasing. Podjęta przez Zarząd decyzja o formie finansowania nowych pojazdów do floty w nadchodzącym roku, mniej lub bardziej komplikuje proces budżetowania.

Z punktu widzenia osoby tworzącej budżet najprościej można zaplanować wydatki na flotę, korzystając z usługi full service leasingu. W tym przypadku firma obciążana jest zgodnie z kontraktem miesięcznymi ratami leasingowymi i serwisowymi. Rezerwa budżetowa powinna być stworzona jedynie na pozaryczałtowe koszty obsługi pojazdów. Są one najczęściej związane z ponadnormatywnym zużyciem i nieprawidłową eksploatacją pojazdu – to np. uszkodzenia mechanicznie spowodowane winą użytkownika. Trzeba pamiętać także o możliwości rekalkulacji wysokości rat serwisowych związanych ze zmianą przebiegów pojazdów w stosunku do zakładanej w umowie liczby kilometrów. Również rozliczenie przebiegów na koniec kontraktu mogą generować dość duże opłaty, jednak zaletą tego typu finansowania jest uniknięcie ryzyka związanego z wartością rezydualną auta.

Źródło: Forbes