Zasady korzystania i wyposażenie samochodu firmowego są zwykle uzależnione od wewnętrznej polityki każdej firmy. Niewątpliwie najważniejszym elementem jest zawsze bezpieczeństwo użytkownika,  które mają zapewniać regularne przeglądy techniczne, sezonowa wymiana opon i natychmiastowe usuwanie ewentualnych drobnych usterek przez autoryzowane serwisy. Przy wyborze opon, należy pamiętać, by zadbać o ich jakość  i solidność - w samochodzie służbowym  są one bowiem szczególnie narażone na szybkie zużycie. Współczesne pojazdy oferują bogatą gamę systemów wsparcia kierowcy - standardem są już abs, systemy antypoślizgowe czy nowoczesne oświetlenie. Coraz częściej pojazdy wyposażane są w inteligentne technologie, dzięki którym samochód ostrzega przed niebezpieczeństwem na drodze lub sam hamuje. Niestety, jedynym czynnikiem blokującym powszechne wykorzystywanie tego rodzaju udogodnień pozostaje cena.

Jeżeli wymaga tego charakter pracy, pojazd powinien być wyposażony w system głośnomówiący, chociaż coraz częściej regulaminy firmowe zabraniają rozmowy przez telefon podczas jazdy, nawet przez zestaw. W zależności od przeznaczenia,  pojazd  jest zwykle wyposażony w szereg elementów znacznie poprawiających również komfort jazdy i tym samym – pracy. Współczesny rynek oferuje szeroki wybór opcji  wyposażenia, tak by pojazd w najwyższym stopniu odpowiadał potrzebom firmy i poprawiał komfort pracownika. Do takich elementów należą na przykład klimatyzacja, która powinna być regularnie czyszczona, nawigacja czy radio z opłaconym abonamentem. Niektóre firmy  dają też swoim pracownikom możliwość doboru  - w przydzielonej  kwocie  - dodatkowego wyposażenia lub rodzaju lakieru, a czasami wyboru modelu samochodu - w ramach określonej marki.

Przed przekazaniem pojazdu pracodawca powinien sprawdzić umiejętności pracownika i uprawnienia do korzystania z samochodu. Na pracodawcy ciąży również obowiązek ubezpieczenia i uiszczania wymaganych opłat oraz pobierania i odprowadzania  podatku, jeżeli samochód jest przez pracownika wykorzystywany do celów prywatnych. Pracodawcy często korzystają też z systemów monitorujących zużycie paliwa i monitoringu GPS floty firmowej, które pozwalają na znaczne oszczędności, wzrost bezpieczeństwa i efektywności jazdy oraz eliminację zbędnych przebiegów. Coraz częściej wykorzystywane są aplikacje, które automatycznie obliczają np. zużycie paliwa sumarycznie dla całej floty, jak również dla poszczególnych pojazdów.

Obowiązkowe elementy wyposażenia każdego pojazdu, które powinien  zapewnić pracodawca, to gaśnica i  trójkąt ostrzegawczy. Jednakże,  pojazd powinien być także wyposażony w apteczkę samochodową, zapasowe koło czy podstawowy zestaw naprawczy.

Utrzymanie auta we właściwym stanie technicznym i estetycznym zależy już od samego kierowcy. Firmy zazwyczaj pokrywają koszty myjni i zakupu podstawowych kosmetyków samochodowych czy płynów do spryskiwaczy. Bardzo restrykcyjnie podchodzi się natomiast do możliwości dokonywania tuningu, czy indywidualizowania wyglądu pojazdu przez kierowcę. Zadbany samochód jest wizytówką firmy. Możliwość korzystnego odkupu samochodu przez jego użytkownika po upłynięciu okresu użytkowania jest istotnym czynnikiem wpływającym na właściwe użytkowanie w czasie pracy.

Oferowane dziś pojazdy znacznie wyprzedzają swoich poprzedników sprzed dekad. Komfortowe, ergonomiczne wnętrze i bardzo bogate wyposażenie sprawiają, że praca kierowców stała się znacznie bezpieczniejsza i przyjemniejsza.