Proces tworzenia budżetu to złożone przedsięwzięcie, które zaczyna się od planowania, przez jego kreację, następnie konwalidację, aż do publikacji. Niestety z tworzeniem budżetu nierozerwalnie powiązana jest jego weryfikacja, korekty oraz przesunięcia wybranych pozycji. Pewnym jest, że budżetu idealnego nie da się stworzyć i o nim należy zapomnieć. W perspektywie, będziemy ją kontrolować identyfikując wszelkie odchylenia, a w razie potrzeby wprowadzając niezbędne zmiany.

Na potrzeby dużych firm, konstruowanie budżetu na okres tylko jednego roku jest pewnego rodzaju aktualizacją budżetu założonego na wiele lat. Tworzenie budżetu na okres dłuższy niż jeden rok podyktowane jest nie tylko strategią danej organizacji, ale również planami/zobowiązaniami dotyczącymi formy pozyskania pojazdów. Tworzenie budżetu poza kwestiami wspomnianymi powyżej powinniśmy rozpocząć od określenia wyboru finansowania taboru.

Obecnie dla sfinansowania/pozyskania floty, poza zakupem gotówkowym i kredytem bankowym, istnieje wiele form wynajmu/leasingu, a do najbardziej popularnych należą:

  • leasing operacyjny/finansowy,
  • wynajem krótko/średnio/długoterminowy,
  • full service leasing.

Kluczowe elementy budżetu, w zależności od wybranej opcji, to:

  • koszty pozyskania floty, a jeśli ją wynajmujemy to dodatkowo opłaty np. za zarządzanie zewnętrzne,
  • odpowiedni rodzaj i zakres ubezpieczenia, którego wybór musi być przemyślany, ponieważ ryzyka wyłączone z zakresu ubezpieczenia musimy ująć w rezerwie budżetowej lub przerzucić je bezpośrednio na użytkownika np. udział własny,
  • amortyzacja pojazdów oraz należności i opłaty publicznoprawne,
  • koszty licencji i pozwoleń,
  • wydatki na paliwo, materiały eksploatacyjne itp.,
  • serwisowanie samochodów np. w ASO, poza siecią ASO, model mieszany, a może serwis własny,
  • rezerwa budżetowa, tworzona na poczet nieprzewidzianych wydatków związanych z nieprawidłową eksploatacją i ponadstandardowym zużyciem pojazdów,
  • koszty sprzedaży lub zwrotu pojazdów.

Wskazane powyżej elementy mogą stanowić klucz do profesjonalnego opracowania budżetu, jednak należy pamiętać, że są to jedynie jego ważniejsze punkty.

Budżet w razie potrzeby powinno się korygować, jednak w mojej opinii nie należy podejmować zbyt pochopnych decyzji dotyczących korekt. W takich sytuacjach zalecałbym zidentyfikowanie rozbieżności. Po pierwsze należałoby określić czynniki powodujące odchylenia od przyjętych założeń. W wielu sytuacjach warto konsultować nasze spostrzeżenia np. z użytkownikami pojazdów, którzy mogą mieć wpływ na te anomalie. Kolejny krok to wdrożenie niezbędnych zmian operacyjnych, zapobiegających pogłębianiu się podobnych sytuacji.

Ostatnim elementem będzie zatwierdzenie budżetu przez Zarząd firmy. Musimy w tym miejscu tak zdefiniować potencjalnie zmienne czynniki, zarówno zewnętrzne jak i wewnętrzne, aby je odseparować przedstawiając jako te, na które możemy mieć wpływ oraz przeciwnie, takie na które wpływu nie mamy.

Zasadnicza kwestia, poruszająca jedno z kluczowych zadań fleet managera to minimalizowanie finansowych niespodzianek. Warto zatem starać się rzetelnie oceniać aktualną sytuację naszego budżetu, aby trafnie przewidywać przyszłość w bliższej i dalszej perspektywie.