o chyba najczęściej zadawane pytanie w kontekście samochodów w firmie. O ile łatwo zdefiniować pytanie, o tyle odpowiedź na nie zawsze zaczyna się tak samo – to zależy. Wybór rodzaju zarządzania bezpośrednio związany jest z polityką finansową firmy i w bardzo wielu przypadkach również z planem inwestycyjnym podmiotu gospodarczego. Decydując się na jedno z rozwiązań na początek wyeliminujmy to, które z założenia nie ma najnormalniej w świecie sensu. Tym rozwiązaniem jest oddanie zarządzania do przypadkowej osoby. Tak więc zanim zdecydujemy się na zarządzanie własne czy outsourcing wyeliminujmy to dość popularne rozwiązanie – dodanie obowiązków zarządzania flotą samochodową np. asystentkom czy recepcjonistkom tudzież kierowcom. Posługując się przykładem – czy zlecenie malowania restauracji kucharzowi (nawet najlepszemu) to dobry pomysł? Oczywiście, kucharzowi uda się pomalować czy posprzątać restaurację, ale czy efektywnym będzie aby robił to w przerwach pomiędzy tym, kiedy ma organizować pracę całej kuchni? Zdecydowanie nie.

Reasumując – jedyna opcja która ma sens to powierzenie zarządzania flotą profesjonaliście. Do zarządzania niezbędny jest fleet manager. Duże korporacje będące w dobrej kondycji finansowej nieposiadające planów redukcji zatrudnienia jak również cięć budżetowych przeważnie wybierają opcję z zatrudnieniem fleet managera na normalnych zasadach; pracodawca – pracownik.

Niemniej jednak coraz więcej dużych firm zwraca uwagę na optymalizację kosztów i tym samym sięga po zarządzanie zewnętrzne, oferowane przez CFM lub firmę outsourcingową. Zatrudnienie profesjonalnego managera floty to koszt nawet kilkunastu tysięcy złotych miesięcznie. O ile w dużych firmach z flotami powyżej 50-100 samochodów różnica na korzyść zewnętrznego zarządzania nie będzie aż tak duża to w przypadku MŚP, rozwiązanie z zarządzaniem flotą przez firmę zewnętrzną nie ma sobie równych. Pokażmy to na przykładzie „firmy A”. 50 zatrudnionych osób, 10 samochodów. Najwyższe ceny rynkowe oscylują w okolicy 100 zł. Rachunek jest prosty – 10 samochodów wygeneruje koszt rzędu 1000 zł miesięcznie. Za takie wynagrodzenie nie zatrudnimy profesjonalisty na etat. Nawet wspomniany wcześniej wariant przekazania zarządzania a raczej opieki nad samochodami do asystentki spowoduje, że firma poniesie podobne koszty. Policzmy to. Możemy założyć, że koszt jaki generuje utrzymanie i zatrudnienie osób na stanowisku asystentki to dla pracodawcy około 5000 zł brutto miesięcznie. Zaangażowanie w proces opieki nad 10 samochodami możemy podać w procentach i będzie to około 20 proc., co daje nam około 1000 zł miesięcznie kosztów jakie poniesie firma decydując się na taki ruch. To kolejny dowód na to, że takie rozwiązanie nie dość, że pozbawione jest sensu i logiki to jeszcze nie przynosi firmie wymiernych korzyści finansowych.

Co jeszcze przemawia za tym, żeby naszym parkiem samochodowym zarządzał profesjonalista? Masa niedostrzegalnych na pierwszy rzut oka korzyści. To przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. To pewność, że ryzyko związane z utrzymaniem floty praktycznie nie istnieje. Manager określa potrzeby i oczekiwania. Na bieżąco analizuje sytuację finansową firmy i odnosi ją do procesów którymi zarządza. Wybiera najlepsze w danym czasie formy finansowania biorąc pod uwagę plany inwestycyjne jak również negocjuje ceny i analizuje zapisy umów. No i rzecz kluczowa – zapewni bieżące wsparcie użytkowników – niestety przez wiele firm nazywane „bieżącym zarządzaniem samochodami”. Profesjonaliści skupiają się w każdym procesie w pierwszej kolejności na ludziach.

Skupmy się przez chwilę na procesie bieżącego wsparcia użytkowników samochodów służbowych. Firma, która zdecydowała się na profesjonalistę zyskuje w każdym możliwym miejscu na każdym z etapów tego procesu. Za zarządzanie odpowiadają osoby dostarczają wsparcie na najwyższym możliwym poziomie. Przez 24h na dobę każdy z użytkowników ma dostępną dedykowaną infolinię, gdzie otrzyma pomoc niezależnie od tego czy samochód miał szkodę komunikacyjną czy awarię. Na bieżąco dostanie przypomnienia o kończących się badaniach technicznych, ważności polis ubezpieczeniowych, konieczności wykonania przeglądu okresowego, wymianie opon itp. Nie trzeba o niczym pamiętać tylko skupiać się na swojej pracy. Jakby tego było mało – pracownik, w tym jakże trudnym momencie jakim jest wypadek samochodowy czy kolizja drogowa, dostaje coś więcej niż tylko pomoc „przy samochodzie”. Otrzymuje pełny pakiet – począwszy od wsparcia w organizacji i zabezpieczeniu miejsca zdarzenia, pomocy rannym, rozmów z policją, wezwania lawety, organizacji samochodu zastępczego i szeregu dodatkowych czynności składającego się na proces likwidacji szkody komunikacyjnej.

Bardzo często najważniejszy czynnik brany pod uwagę przy podejmowaniu decyzji w temacie zarządzania flotą to oszczędności. Poza samą oszczędnością czasu – a jak wiemy czas to pieniądz – firma zyska faktyczne korzyści finansowe przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyk. Idąc dalej należy zwrócić uwagę jak niezmiernie ważny jest dobór finansowania inwestycji, którą przecież jest też samochód. Jak wspomniałem wcześniej decyzja ta powinna być oparta zarówno o strategię finansową firmy oraz o aktualny plan zarządzania inwestycjami. Dla jednych najkorzystniejszy będzie wynajem długoterminowy, dla innych leasing a jeszcze dla innych zakup za gotówkę bądź kredyt. Profesjonalista wynegocjuje rabaty, podpowie zapisy umów oraz zaproponuje treść polityki samochodowej, którą warto mieć w każdej firmie. Na koniec poprowadzi sprzedaż pojazdów tym samym maksymalizując zysk. W sytuacji kiedy samochód będzie musiał wrócić do finansującego, fleet manager lub firma outsourcingowa pomoże przygotować się na ten moment, tak aby to co jest zmorą większości korzystających z finansowania zewnętrznego firm – czyli koszt napraw powstałych w skutek ponadnormatywnego zużycia pojazdu – był możliwie najmniejszy albo wręcz żeby go nie było wcale.

Reasumując – najlepszym rozwiązaniem jest przekazanie zarządzania flotą profesjonaliście – niezależnie od formy zatrudnienia na jakiej ta współpraca będzie zawiązana.