Jest to równoznaczne z wyborem odpowiednich kart paliwowych spełniających potrzeby przedsiębiorstwa oraz opracowaniem polityki paliwowej w zakresie korzystania z tych kart.

Posiadanie floty już kilku aut daje nam możliwość uzyskania takich kart. Zamiast setek faktur do zaksięgowania, przelewania i rozliczania zaliczek na paliwo dla pracowników, otrzymujemy jedną lub dwie faktury w miesiącu z odroczonym terminem płatności i pełnym raportingiem transakcji, co jest olbrzymią oszczędnością czasu 
i bardzo upraszcza kwestię kontroli wydatków paliwowych w firmie.

Pamiętajmy, że dokonując zakupów kartami korzystamy ze stacji koncernów naftowych lub innych emitentów, które są przez nich wnikliwie kontrolowane, nie tylko w zakresie określonych standardów obsługi, ale również w zakresie jakości sprzedawanego paliwa. Nie grozi nam więc zatankowanie „chrzczonego” paliwa i uszkodzenie samochodu.

Jest wielu emitentów kart paliwowych i wiele rodzajów kart, ale z pewnością każdy znajdzie coś dla siebie. Możemy wybrać kartę koncernu naftowego lub niezależnego emitenta kart, który ma w swojej sieci zarówno stacje należące do koncernów naftowych, jak również wyselekcjonowane stacje niezależne, dzięki czemu ich sieć sprzedaży jest wyjątkowo duża.  Są firmy, które działają tylko w naszym kraju, inne w kraju i za granicą lub specjalizują się w konkretnym rejonie świata. Emitentami kart mogą być zarówno koncerny naftowe, jak również firmy zajmujące się sprzedażą paliw.

Fakt wydania nam karty wiąże się z kredytowaniem naszych zakupów, a w przypadku flot są to kwoty znaczące. Musimy więc potencjalnemu dostawcy kart przedstawić dokumenty rejestrowe 
i finansowe przedsiębiorstwa. Emitent może 
wymagać od nas również jakiejś formy zabezpieczenia na poczet należności i tutaj również mamy wiele możliwości.

Kiedy już spełnimy wszystkie wymogi nadchodzi czas negocjacji. Rabat na paliwo może być wyrażony procentowo lub może to być określona kwota upustu na jednym litrze. Rabaty są niezwykle ważne, ponieważ (jak ktoś kiedyś to policzył) koszty paliwa to około 40 proc. ogólnych kosztów floty, wliczając w to również zakupy pojazdów.

Trzeba zwrócić uwagę, że podpisując umowę 
z partnerem działającym w określonym systemie, rabat otrzymujemy na stacjach wystawcy karty, ale nie jest nam już on naliczany na stacjach partnerów (system Routex). Możemy również otrzymać, odpłatnie bądź nie, system lub dostęp do platformy on-line z oprogramowaniem do zarządzania paliwem, a czasami nawet całą flotą. Oczywiście w naszej flocie możemy posiadać karty kilku wystawców, ale pamiętajmy o tym, że generując mniejsze zakupy, mamy mniejsze rabaty.

Emitenci dają nam możliwość regulowania opłat nie tylko za paliwo oraz dokonywania zakupów na stacjach paliw, ale również dają nam możliwość regulowania opłat za korzystanie z płatnych dróg, mostów, tuneli oraz innych opłat związanych z eksploatacją naszej floty. W niektórych krajach kartą paliwową możemy uregulować nawet mandat.

Jeśli nasza flota jest bardzo liczna i rozproszona po dużym terytorium musimy zwrócić uwagę na zadowalającą nas ilość stacji akceptujących karty, aby nie okazało się, 
że użytkownik posiadając kartę w celu zakupu paliwa musi pokonywać znaczne odległości. 
Dlatego wcześniejsza analiza dostępności punktów tankowania jest bardzo istotna.

Emitenci dodają nam również dodatkowe możliwości takie jak: 24 godzinny assistance, ochrona prawna użytkownika pojazdu, serwis opon czy serwis mechaniczny. Wszystko to może poprawić sprawność i mobilność naszej floty. W dobie niestabilności kursów walut oraz cen baryłki ropy równie ważne może być proponowane przez niektórych wystawców ubezpieczenie cen paliwa, co jest istotne w firmach o „sztywnych” budżetach. Bardzo istotną zaletą jest możliwość odliczenia podatku VAT od paliwa zakupionego za granicą.

Karta daje nam możliwość dostosowania usług 
do naszych potrzeb. Możemy ją ograniczyć do określonej grupy produktów, do określonego obszaru – terenu pracy, do określenia dni oraz godzin korzystania z niej. Możemy ograniczyć zakres zakupów tylko do paliw zwykłych lub np. możliwość zakupu tylko podstawowego programu myjni. Karta może być przypisana do samochodu, kierowcy lub może być wystawiona na okaziciela.

Musimy pamiętać, aby przygotować dla pracowników przejrzysty regulamin. Powinien on zobowiązywać użytkownika do każdorazowego podawania aktualnego stanu licznika podczas dokonywania transakcji kartą. 

Dzięki fakturom elektronicznym możemy 
eksportować je do posiadanych systemów zarządzania flotą lub pracować bezpośrednio na systemie otrzymanym od dostawcy kart. Możliwości generowania raportów, analiz, wykresów są wręcz nieograniczone. Najważniejsza jednak jest kontrola zużycia paliwa oraz materiałów eksploatacyjnych. 
W firmach o rozbudowanych strukturach i podzielonych budżetach możemy tworzyć grupy pojazdów oraz centra kosztowe. Mamy możliwość ciągłego kontrolowania stanów liczników pojazdów oraz możemy generować raporty przebiegów na koniec miesiąca do celów kontrolno-księgowych.

Systemy dają nam możliwość ustawienia alarmów dla niektórych zdarzeń i wysyłania do nas powiadomień o zdarzeniach wykraczających poza ustalone w firmie zasady. Mogą to być przykładowo informacje o transakcjach w dni wolne od pracy, o zatankowaniu większej ilości paliwa niż pojemność zbiornika pojazdu, zatankowaniu pojazdu, którego numer rejestracyjny nie był zgodny z numerem na karcie lub zatankowaniu paliwa do kanistra. W ten sposób można całkowicie wyeliminować nadużycia ze strony pracowników polegające na przykład na zakupach na prywatne potrzeby.

Trzeba pamiętać, że jeśli nawet nie jesteśmy przekonani do kart paliwowych to nasi pracownicy 
i tak będą tankować na stacjach sieciowych, 
ponieważ mają tam możliwość zbierania punktów w programach lojalnościowych, a nowy czajnik  każdemu się przyda.