By wykorzystać potencjał, jaki drzemie w tych urządzeniach, potrzebne jest wdrożenie odpowiednich narzędzi (aplikacji) i ich umiejętne wykorzystanie – mówi Bartlomiej Majchrzak, konsultant ds. rozwoju przedsiębiorstw poprzez narzędzia IT, współtwórca Umownika – aplikacji do zawierania umów online, autor bloga www.technologiewbiznesie.pl.

Dlaczego przedsiębiorcy decydują się na wdrażanie nowoczesnych technologii?

Według badań Sloan Review, najważniejsze cele to poprawa jakości obsługi klienta (44 proc. ankietowanych), zwiększenie efektywności pracowników (30 proc. ankietowanych) oraz tworzenie nowych modelów biznesowych (26 proc. ankietowanych). Technologie mają wspierać procesy skierowane zarówno na zewnątrz przedsiębiorstwa – takie jak pozyskiwanie klientów, obsługa klienta, fakturowanie, jak i wewnątrz – zarządzanie zadaniami, kalendarzem, automatyzacja obiegu dokumentów.

Czy istnieją narzędzia, które potrafią wszystko?

Oczywiście, jednak im więcej funkcji, tym rośnie poziom skomplikowania: wyższa cena, wyższe koszty wdrożenia, dłuższy czas potrzebny na konfigurację narzędzia i przeszkolenie pracowników. Jeżeli stawiamy pierwsze kroki w procesie cyfryzacji biura, warto skoncentrować się na jednym obszarze, który chcielibyśmy poprawić.

Przykład? Jeżeli zależy nam na podniesieniu jakości obsługi klienta, wybierzmy narzędzie CRM, które pomagają w lepszym zarządzaniu relacjami z klientami i partnerami poprzez gromadzenie i przetwarzanie informacji na ich temat. CRM w wersji minimum to baza danych kontaktowych, w wersji maksimum to miejsce, z którego możemy zaczerpnąć potrzebne informacje na temat danego kontaktu, np. historia maili, spotkań, transakcji, zrealizowanych projektów i zadań, interakcji w social media. Dzięki uporządkowaniu informacji wzrośnie nie tylko satysfakcja klienta. Efektem pośrednim będzie również wzrost efektywności pracowników, którzy będą w stanie obsłużyć więcej klientów w tym samym czasie.

Co ważne – wybór narzędzi jest szeroki, a ciekawe rozwiązania, nie odstające poziomem od zagranicznych, dostarczają polskie przedsiębiorstwa IT.

Bardziej skomplikowana jest kwestia obiegu dokumentów. Jednym z najważniejszych trendów ostatnich lat w tym obszarze jest tzw. paperless – pełna digitalizacja dokumentów, której efektem ma być eliminacja papieru. Tutaj, by odnieść zamierzone efekty, musimy skorzystać z bardziej zaawansowanych narzędzi, które integrują się ze sprzętem biurowym. Na rynku są dostępne skanery, które potrafią zamieniać tekst pisany na maszynowy, a na podstawie cechy charakterystycznej dokumentu (np. tytułu nagłówka) same podejmą decyzję, w jakim folderze powinny ów dokument umieścić. Jednocześnie narzędzia wspierające, tzw. DMS (Document Management System) wykonują zdefiniowane wcześniej działanie. Na przykład: jeżeli został zeskanowany dokument o tytule „Umowa” to narzędzie samo wyśle do odpowiedniej osoby powiadomienie, że musi przeczytać i zaakceptować treść dokumentu, który właśnie został wgrany do dedykowanego folderu.

Z drugiej strony – inteligentne skanery możemy zastąpić prostymi i tańszymi aplikacjami mobilnymi, które wykorzystują aparat w smartphonie i oferują podobny wachlarz funkcji. Nie zawsze więc droższe (lub większe) znaczy lepsze.

Lista procesów biznesowych i przykładów ich usprawnienia jest dłuższa, jednak to te dwa przykłady uważam za najciekawsze – pokazują wymierne korzyści, jakie daje technologia.