Dariusz Jadczak
Senior Menedżer branży Retail, GS1 Polska
Jak standardy GS1 usprawniają łańcuch dostaw i codzienną pracę firm?
Standardy GS1 wprowadzają wspólny, globalny język biznesu. Każda informacja o produkcie, lokalizacji czy dostawie jest zapisywana i interpretowana w ten sam sposób przez wszystkie ogniwa łańcucha dostaw, od producenta, przez operatora logistycznego, aż po punkt sprzedaży. W praktyce oznacza to mniej pomyłek i kontroli ręcznej: identyfikatory takie jak GTIN, GLN czy SSCC pozwalają jednoznacznie rozpoznać produkt, miejsce dostawy i zawartość palety już przy jednym skanie, bez dodatkowego sprawdzania danych między systemami różnych partnerów.
A które z tych usprawnień przynosi firmom najszybciej odczuwalny efekt: skrócenie czasu obsługi zamówień, redukcję błędów czy może coś innego?
Z perspektywy przedsiębiorstw wdrażających standardy GS1 najszybciej odczuwalnym efektem jest zazwyczaj ograniczenie liczby błędów i niezgodności w procesach biznesowych. Dzięki wykorzystaniu jednolitych standardów identyfikacji oraz elektronicznej wymiany danych eliminowane są manualne czynności związane z przepisywaniem i uzgadnianiem informacji, co przekłada się na wyższą jakość danych oraz większą niezawodność procesów.
W praktyce redukcja błędów bardzo szybko generuje kolejne korzyści biznesowe: skraca czas realizacji zamówień, przyspiesza przyjęcia dostaw, ogranicza liczbę reklamacji i korekt dokumentów oraz usprawnia rozliczenia pomiędzy partnerami handlowymi. Standardy GS1 umożliwiają automatyzację procesów związanych z zamówieniami, dostawami i fakturowaniem, co prowadzi do wymiernej poprawy efektywności operacyjnej w całym łańcuchu dostaw.
Skoro redukcja błędów tak szybko przekłada się na wymierne korzyści, czy są sektory lub typy firm, dla których wdrożenie standardów GS1 przynosi wyjątkowo dużą przewagę konkurencyjną i dlaczego akurat tam?
Największe korzyści ze standardów GS1 osiągają firmy z branż takich jak retail, logistyka, e-commerce oraz sektory objęte nowymi regulacjami dotyczącymi identyfikowalności produktów. Wynika to z dużej liczby transakcji, partnerów handlowych i danych, którymi zarządzają każdego dnia.
W handlu standardy GS1 przekładają się na szybszy przepływ towarów, mniej błędów i niższe koszty operacyjne. W logistyce zwiększają widoczność przesyłek i efektywność procesów magazynowych, a w e-commerce poprawiają jakość danych produktowych i obsługę wielu kanałów sprzedaży.
Coraz większą przewagę zyskują również producenci z branż takich jak elektronika, tekstylia czy meble, ponieważ standardy GS1 pomagają spełniać nowe wymagania regulacyjne związane m.in. z Cyfrowym Paszportem Produktu i raportowaniem ESG.
W praktyce przewaga konkurencyjna sprowadza się do trzech elementów: niższych kosztów operacyjnych, łatwiejszego dostępu do rynku oraz większej gotowości na przyszłe wymagania klientów i regulatorów.
Za tymi usprawnieniami stoją dane. Dlaczego wysoka jakość danych jest obecnie tak ważna?
Jeszcze kilka lat temu wysoka jakość danych produktowych była postrzegana głównie jako sposób na usprawnienie procesów. Dziś staje się warunkiem skutecznego funkcjonowania na rynku. Firmy muszą jednocześnie sprzedawać produkty w wielu kanałach, współpracować z sieciami handlowymi, spełniać rosnące wymagania konsumentów oraz przygotowywać się do nowych regulacji dotyczących transparentności i identyfikowalności produktów.
Jeżeli dane o produkcie są niekompletne lub niespójne, pojawiają się problemy z dostępnością produktów, obsługą zamówień, sprzedażą internetową czy współpracą z partnerami biznesowymi. Z kolei wysokiej jakości dane pozwalają automatyzować procesy, szybciej wprowadzać produkty na rynek i skutecznie odpowiadać na wymagania klientów oraz regulatorów. Rola wiarygodnych danych rośnie również wraz z rozwojem sztucznej inteligencji i handlu realizowanego przez agentów AI (agentic commerce).
Dlatego coraz częściej mówimy, że dane produktowe stają się takim samym zasobem strategicznym jak produkt czy marka. Bez wiarygodnych danych trudno dziś skutecznie konkurować, a w wielu przypadkach po prostu prowadzić biznes.
Skoro jakość danych ma tak duże znaczenie, jak firma może zmierzyć, że inwestycja w standaryzację danych faktycznie się zwróciła? Jakie wskaźniki warto obserwować?
Inwestycję w standaryzację danych najlepiej oceniać nie przez pryzmat samej technologii, ale konkretnych efektów biznesowych. Pierwsze wskaźniki, które zwykle pokazują zwrot z inwestycji, to spadek liczby błędów w zamówieniach, dostawach i dokumentach oraz skrócenie czasu realizacji procesów operacyjnych.
Warto obserwować przede wszystkim:
- liczbę błędów i reklamacji związanych z danymi produktowymi oraz dokumentami handlowymi,
- czas realizacji zamówień i obsługi dostaw,
- koszt obsługi procesów administracyjnych i logistycznych,
- udział procesów realizowanych automatycznie bez ingerencji człowieka,
- jakość danych, np. kompletność i zgodność informacji o produktach.
Coraz częściej firmy mierzą także efekty strategiczne: szybkość wdrażania nowych produktów, łatwość integracji z partnerami handlowymi czy gotowość do spełnienia wymogów regulacyjnych, takich jak ESG czy Cyfrowy Paszport Produktu.
Najprościej mówiąc, inwestycja w standaryzację danych zwróciła się wtedy, gdy firma może obsłużyć większą skalę biznesu szybciej, taniej i z mniejszą liczbą błędów – bez proporcjonalnego zwiększania zasobów.
Coraz częściej mówi się też o przejściu z tradycyjnych kodów kreskowych na kody 2D od GS1, które dostarczają więcej danych uczestnikom rynku, w tym konsumentom. Jakie konkretne korzyści biznesowe może dać firmom to nowe rozwiązanie?
To bardzo wymierne korzyści. Po pierwsze, znacznie lepsza interakcja z konsumentem: jeden kod może prowadzić do aktualnych informacji o produkcie, jego pochodzeniu czy sposobie użycia. Po drugie, wyższe bezpieczeństwo produktów, szczególnie przy zarządzaniu partiami i datami ważności, co ma znaczenie przy błyskawicznym wycofywaniu wadliwego towaru z rynku. Kody 2D od GS1 mogą też zwiększać dokładność zarządzania zapasami i przygotować łańcuch dostaw na przyszłe wymagania regulacyjne i związane ze zrównoważonym rozwojem.
O GS1 Polska
GS1 Polska reprezentuje Polskę w międzynarodowym stowarzyszeniu not-for-profit GS1, które od ponad 50 lat rozwija najpowszechniej stosowany system standardów identyfikacyjnych i komunikacyjnych na świecie. Najbardziej znanym standardem GS1 są kody kreskowe (EAN/UPC), używane globalnie i skanowane 10 miliardów razy dziennie. Standardy opracowane przez GS1 umożliwiają firmom identyfikowanie, gromadzenie i udostępnianie wiarygodnych informacji m.in. o produktach (GTIN), lokalizacjach (GLN), jednostkach logistycznych (SSCC) w całym łańcuchu dostaw. Wykorzystywane są m.in. w handlu, e-commerce, logistyce, budownictwie i ochronie zdrowia. Standardy GS1 pomagają organizacjom działać skuteczniej, bezpieczniej i w sposób bardziej zrównoważony.
GS1 posiada lokalne organizacje członkowskie w 120 krajach i skupia ponad 2 miliony Uczestników Systemu GS1, w tym ponad 50 tysięcy w Polsce.
