Coraz większa społeczna świadomość ochrony środowiska, a co za tym idzie wyższe wymagania norm budowlanych, skutkują powstawaniem inteligentnych budynków. Standardem staje się to, że powstające obiekty, a w szczególności biurowce, spełniają rygorystyczne normy środowiskowe, a zaawansowane systemy monitorują prace instalacji i ograniczają zużycie mediów. Dzięki temu, nieruchomości te mają możliwość otrzymania certyfikatu LEED (Leadership in Energy and Environmental Design) lub BREEAM (Building Research Establishment Environmental Assessment Methodology), który podnosi ich wartość dla potencjalnych użytkowników lub nabywców.

Wynikiem powyższych starań jest wyposażanie budynków w liczne zaawansowane instalacje, systemy oraz urządzenia techniczne. W skład tych instalacji wchodzą urządzenia z szeroko pojętej branży HVACR (ogrzewanie, wentylacja, klimatyzacja, chłodzenie), rozbudowane systemy przeciwpożarowe, instalacje wodne, systemy bezpieczeństwa takie jak SSWiN (system sygnalizacji włamania i napadu), CCTV (telewizja przemysłowa), kontroli dostępu, czy wreszcie system BMS (zarządzanie systemami budynku), poprzez który można kontrolować wszystkie poprzednio wymienione instalacje oraz urządzenia wchodzące w ich skład.

Potrzebny specjalista od samego początku

Zapewnienie właściwego funkcjonowania budynku z całym jego technicznym wyposażeniem, staje się kluczowym zagadnieniem prawidłowego zarządzania nieruchomością. Techniczne utrzymanie nieruchomości (Facility Management) na jak najwyższym poziomie,  gwarantuje ciągłość działania wszystkich systemów, instalacji, urządzeń jak również komfort osób w niej przebywających. Aby zapewnić tę jakość, niezwykle ważnym jest rozpoczęcie procesu zarządzania nieruchomością w zakresie technicznego utrzymania obiektu już w trakcie jego przekazywania przez generalnego wykonawcę. Aby było to możliwe, właściciel nieruchomości na etapie odbioru budynku powinien mieć wybraną firmę, która będzie w przyszłości nią zarządzać i zajmować się obsługą techniczną. Pozwoli to przedstawicielom tej firmy na gruntowne zapoznanie się z budynkiem oraz jego wyposażeniem technicznym. Istotnym jest ich udział w uruchamianiu poszczególnych systemów i urządzeń. Dzięki takiemu podejściu jest możliwość pełnej weryfikacji zgodności przekazywanej dokumentacji budowlanej, technicznej i eksploatacyjnej z faktycznym stanem nieruchomości. Udział w powyżej opisanych czynnościach może również pozwolić na wczesne zgłoszenie ewentualnych nieprawidłowości w działaniu urządzeń lub braków w dokumentacji technicznej.

Planowanie a zachowanie gwarancji

Następnym krokiem procesu technicznego utrzymania nieruchomości jest ustalenie wymagań producentów urządzeń w zakresie utrzymania gwarancji. Na tym etapie należy nie tylko określić długość gwarancji każdego urządzenia, ale również określić częstotliwość wymaganych przeglądów technicznych, a także wybrać autoryzowane firmy, które będą spełniały określone wymogi producenta. Posiadając takie dane, zarządca jest w stanie opracować plan przeglądów systemów, instalacji i urządzeń.

Dodatkowo, aby dotrzymać warunków gwarancji, niezbędne jest poza wspomnianymi okresowymi przeglądami, zapewnienie właściwej eksploatacji i serwisu. Na podstawie Instrukcji Obsługi i Eksploatacji Obiektu, Dokumentacji Techniczno-Ruchowej (DTR) lub innych dokumentów, zostają opracowane plany: Plan konserwacji zapobiegawczej i Plan konserwacji bieżącej.

Po etapie planowania, przechodzimy do etapu realizacji operacyjnej. Instrumentem pomiarowym efektywności realizacji planów konserwacji zapobiegawczej oraz bieżącej są prowadzone Książki eksploatacji dla każdego urządzenia. W Książce eksploatacji znajdują się zapisy dotyczące wszystkich zaplanowanych czynności, jak również wszelkie awarie, naprawy i remonty. Właściwe prowadzenie Książki eksploatacji daje pewność właścicielowi obiektu, że nie tylko plany konserwacji są realizowane, ale również, że warunki gwarancji są spełniane.  

Sprawne funkcjonowanie nieruchomości

Terminowe przeprowadzanie przeglądów technicznych oraz regularne prowadzenie konserwacji urządzeń nie daje stu procentowej pewności, że któraś z instalacji lub urządzenie nie ulegną awarii. W takiej sytuacji przede wszystkim należy ocenić czy wystąpienie danej usterki może mieć wpływ na bezpieczeństwo osób przebywających w budynku. Zarządca powinien również podjąć możliwie szybko działania ograniczające straty materialne wynikające z powstałej usterki. Dopiero kolejnym krokiem jest przystąpienie do usuwania przyczyny usterki lub awarii. Podczas tego procesu należy zweryfikować powód wystąpienia awarii i jeśli to tylko możliwe wdrożyć rozwiązania lub procedury, dzięki którym ryzyko wystąpienia kolejnej awarii zmaleje. Na tym etapie ważnym jest, aby usterkę odpowiednio zakwalifikować jako gwarancyjną lub eksploatacyjną, a w przypadku braku gwarancji rozważyć możliwość skorzystania z odpowiedniego ubezpieczenia.

Zarządzanie nieruchomością i jej technicznym utrzymaniem (PM i FM)

Podsumowując, wzorcowy proces technicznego utrzymania nieruchomości zaczyna się od udziału w przejmowaniu budynku przez inwestora. Na dalszym etapie następuje ewidencja systemów, instalacji i urządzeń, planowanie przeglądów, konserwacji zapobiegawczej i bieżącej, działania operacyjne związane z realizacją planów oraz prowadzenie dokumentacji technicznej i eksploatacyjnej, a na końcu raportowanie o wykonanych czynnościach. To wszystko powinno być oczywiście wsparte odpowiednim systemem informatycznym.

Obsługa techniczna nieruchomości nie powinna funkcjonować samoistnie, oderwana od całościowego procesu zarządzania nieruchomością. Zadaniem zarządcy nieruchomości (Property Managera) jest przygotowanie Planu zarządzania nieruchomością łączącego aspekty finansowe i techniczne, nadzorowanie jego realizacji i ponoszenie odpowiedzialności przed właścicielem nieruchomości. Pamiętajmy, że zatrudnienie profesjonalnej firmy zajmującej się PM i FM może nam przynieść wiele korzyści i ograniczy potencjalne straty wynikające z ryzyka utraty gwarancji na urządzenia w budynku.